Акт, інвойс чи накладна: який первинний документ рятує ІТ-ФОПа від штрафу податкової
Податкова дивиться не на назву документа, а на його реквізити. Інвойс від закордонного клієнта може працювати замість акта наданих послуг, але тільки якщо він оплачений і оплата підтверджена випискою. У 7eminar пояснили, які документи важливі для ІТ-ФОПів.
Які реквізити має містити первинний документ ІТ-ФОПа
- Первинним документом може бути накладна, митна декларація, акт закупки, фіскальний чек — перелік відкритий.
- Головне, щоб документ містив усі обов'язкові реквізити.
- Реквізитів рівно сім. Без будь-якого з них документ можуть не зарахувати. Мають бути: назви обох сторін, РНОКПП або код ЄДРПОУ, дата операції, назва товару чи послуги, кількість, вартість і підписи.
- Для тих, хто відмовився від РНОКПП, це серія і номер паспорта або ID-картки.
- Якщо пропустили один пункт, то на податковій перевірці буде складно щось довести.
Підписуйтеся на наші соцмережі
Коли інвойс стає первинним документом
Сам по собі інвойс — це просто рахунок. Він показує, скільки і кому заплатити, але не підтверджує, що послугу надали. Оформлений за правилами інвойс може замінити акт приймання-передачі, якщо він оплачений і оплата підтверджена.
Підтвердженням оплати може бути платіжне доручення, касовий чек, розрахункова квитанція або виписка з карткового рахунку.
Якщо ж немає жодного з цих документів, то інвойс залишається рахунком і акт не замінює. Ми вже пояснювали в матеріалі про ФОП третьої групи, що для послуг у межах України найпростіший варіант — акт приймання-передачі. Він закриває питання і до податкової, і до банку, і до суду.
Чи може договір замінити первинний документ у ІТ-ФОПів
- Підписаний договір не заміняє первинку. Договір фіксує домовленості, а первинний документ підтверджує, що робота реально виконана.
- Зберігати первинку доведеться щонайменше три роки, а через карантинні та воєнні мораторії фактично з 2018 року. Тож наявність договору без акта чи оплаченого інвойсу від штрафу не рятує.
- На фактичній перевірці первинку за послугами взагалі не зобов'язані показувати. Її вивчають лише на документальній.
- Якщо інспектор просить акти прямо на місці, а ФОП надає послуги (не торгує ризиковими товарами), то він має право не показувати.
Ми раніше розбирали, коли рахунки-фактури все ж стають обов'язковими для ФОП на єдиному податку.
Розробникам і фрилансерам, які працюють із закордоном, вистачить інвойсу і виписки по карті. Але інвойс має бути оформлений повністю. Для українських замовників простіше оформлювати акт приймання-передачі.