Головна Оперативка

Акт, інвойс чи накладна: який первинний документ рятує ІТ-ФОПа від штрафу податкової

7 липня 2026 16:36 3 хвилин читання

Податкова дивиться не на назву документа, а на його реквізити. Інвойс від закордонного клієнта може працювати замість акта наданих послуг, але тільки якщо він оплачений і оплата підтверджена випискою. У 7eminar пояснили, які документи важливі для ІТ-ФОПів.

Акт, інвойс чи накладна: який первинний документ рятує ІТ-ФОПа від штрафу податкової зображення 1

Первинні документи для ІТ-ФОП в Україні: що вимагає податкова. Фото: Magnific

Які реквізити має містити первинний документ ІТ-ФОПа

Первинним документом може бути накладна, митна декларація, акт закупки, фіскальний чек — перелік відкритий.
Головне, щоб документ містив усі обов'язкові реквізити.
Реквізитів рівно сім. Без будь-якого з них документ можуть не зарахувати. Мають бути: назви обох сторін, РНОКПП або код ЄДРПОУ, дата операції, назва товару чи послуги, кількість, вартість і підписи.
Для тих, хто відмовився від РНОКПП, це серія і номер паспорта або ID-картки.
Якщо пропустили один пункт, то на податковій перевірці буде складно щось довести.

Читайте також: Акт або інвойс: нові правила оформлення первинних документів про надання послуг

Підписуйтеся на наші соцмережі

Коли інвойс стає первинним документом

Сам по собі інвойс — це просто рахунок. Він показує, скільки і кому заплатити, але не підтверджує, що послугу надали. Оформлений за правилами інвойс може замінити акт приймання-передачі, якщо він оплачений і оплата підтверджена.

Підтвердженням оплати може бути платіжне доручення, касовий чек, розрахункова квитанція або виписка з карткового рахунку.

Якщо ж немає жодного з цих документів, то інвойс залишається рахунком і акт не замінює. Ми вже пояснювали в матеріалі про ФОП третьої групи, що для послуг у межах України найпростіший варіант — акт приймання-передачі. Він закриває питання і до податкової, і до банку, і до суду.

Чи може договір замінити первинний документ у ІТ-ФОПів

Підписаний договір не заміняє первинку. Договір фіксує домовленості, а первинний документ підтверджує, що робота реально виконана.
Зберігати первинку доведеться щонайменше три роки, а через карантинні та воєнні мораторії фактично з 2018 року. Тож наявність договору без акта чи оплаченого інвойсу від штрафу не рятує.
На фактичній перевірці первинку за послугами взагалі не зобов'язані показувати. Її вивчають лише на документальній.
Якщо інспектор просить акти прямо на місці, а ФОП надає послуги (не торгує ризиковими товарами), то він має право не показувати.

Ми раніше розбирали, коли рахунки-фактури все ж стають обов'язковими для ФОП на єдиному податку.

Розробникам і фрилансерам, які працюють із закордоном, вистачить інвойсу і виписки по карті. Але інвойс має бути оформлений повністю. Для українських замовників простіше оформлювати акт приймання-передачі.