Головна Оперативка

ФОП підтверджує витрати: які документи для цього потрібні

10 серпня 2026 13:33 3 хвилин читання

Просто перевести гроші фізособі за оренду чи послугу замало, щоб ФОП на загальній системі зміг зменшити на цю суму свій оподатковуваний дохід. У 7eminar назвали три документи, без яких підприємець витрату не покаже.

ФОП підтверджує витрати: які документи для цього потрібні зображення 1

Які документи потрібні ФОП, щоб підтвердити витрати. Фото: Magnific

Які документи потрібні ФОП, щоб підтвердити витрати

ФОП на загальній системі платять податок не з обороту, а з різниці між доходами й витратами. Тому кожна витрата у них — це реальні гроші, які повертаються меншим податком.
Але лише за умови, що на неї є правильні документи.
Якщо підприємець орендує офіс у звичайного власника квартири, замовляє ремонт у майстра без ФОП або платить фрилансеру за послугу, може статися так що: гроші пішли, послуга надана, а податкова може сказати, що витрати немає.
У підприємця мають бути одразу три документи. Перше — договір і акт виконаних робіт або наданих послуг (або ж інвойс), де є і ФОП, і фізособа.
Друге — документи, які показують, що ФОП утримав із виплати ПДФО та військовий збір і перерахував їх у бюджет.
Третє — дані з квартального звіту 4ДФ, у якому ці виплати й податки відображені.

Підписуйтеся на наші соцмережі

Читайте також: Чи можна поставити ФОП на паузу без закриття і не платити податки: пояснення

Чому самої оплати послуги мало, щоб ФОП міг підтвердити витрати

Коли ФОП платить звичайній людині без статусу підприємця, він виступає для неї податковим агентом. Простіше кажучи, податкова хоче, щоб підприємець сам утримав із суми 18% ПДФО і 5% військового збору, відправив їх у бюджет і показав це у звіті

Якщо цього не зробити, договір і платіжка на повну суму нічого не дадуть, витрати ДПС не визнає.

Найбільша пастка — оренда квартири чи офісу у власника-фізособи. Такий орендодавець зазвичай не нагадує про податки. А відповідає перед податковою саме орендар-ФОП.

Раніше ми писали, які первинні документи підприємець взагалі має зберігати і скільки, бо перевірка може прийти й за старі роки.

Про річну звірку з податковою наприкінці року ми теж розповідали окремо.

Для тих, хто на спрощеній системі, оренда має ще свої підводні камені: як не втратити єдиний податок через комуналку й «зайві метри», ми розбирали в окремому матеріалі про оренду для ФОП на ЄП.