Як готуватися і проводити демо: практичні поради бізнес-аналітикам
Під час демо ми показуємо клієнту результат командної роботи за спринт. Замовник має впевнитися, що проєкт не лише відповідає технічним вимогам, але й розв’язує проблеми його бізнесу. Результат має перевершити очікування всіх стейкхолдерів. В ідеалі — без додаткових витрат (часових та людських ресурсів). Це не утопія, якщо знати, як ефективно провести демо. Тож ловіть практичні поради від бізнес-аналітиків NIX.
Хто презентує демо?
Зазвичай демо проводить бізнес-аналітик або Product Owner. Ця задача може лягти на команду розробників, якщо технічну фічу неможливо зобразити на UI. Наприклад, коли показують новий API-код через Postman. Це робиться задля економії часу на підготовку — розробникам не потрібно розбиратися в цій темі на відміну від бізнес-аналітика. Проводити демо можуть також Project Manager, Scrum Master або інший фахівець у команді.
Плануємо демо
Демо є частиною Sprint Review, тож тут без нього ніяк. Згідно Scrum Guide, спринт-рев’ю спрямований на досягнення трьох цілей:
- Презентувати демо — тобто результати за спринт (короткий проміжок часу, протягом якого команда виконує частину роботи).
- Зібрати фідбеки замовників та стейкхолдерів — усіх зацікавлених в успішності проєкту сторін та обговорити відгуки.
- Спланувати наступну ітерацію та скоригувати подальші дії.
У кожній компанії формат проведення Sprint Review може відрізнятися. Навіть різні команди мають свої модифікації. Наприклад, на одному з проєктів ми планували наступні ітерації через email-листування. Це нормально, оскільки Scrum — це про гнучкий підхід. Головне — тримати в голові зазначені вище цілі, щоб методологія не втратила свого сенсу.
Як мотивувати команду показувати демо
Команда, яка «сліпо дотримується вимог технічного завдання», і реально мотивована команда по-різному ставляться до демо.
У першому випадку їм здається, що демо — непотрібне гаяння часу, в другому — можливість зробити краще, ніж прописано в ТЗ. Мотивація — це «паливо», аби рухатися вперед. Як автомобіль без палива не поїде, так і команда без мотивації не буде прагнути до нових викликів.
Сторона замовника
Мотивована команда «заражає» своєю мотивацією замовника. Він бачить не лише зміни беклогу, але й:
-
1
Людей, зацікавлених у розвитку та покращенні проєкту. Активна позиція та залученість — основа довірливого ставлення замовника до вас.
-
2
Команду, яка з клієнтом на одній хвилі та розуміє цінності його бізнесу. Ваше прагнення зробити краще відповідним чином позначиться на результаті. Ще один бонус — замовник хотітиме знову повернутися до такої команди і рекомендуватиме вас своїм бізнес-партнерам та знайомим.
-
3
Різнобічно розвинених профі. Такі фахівці можуть і написати код, і презентувати продукт. Відповідальна, незалежна команда одразу справляє серйозне враження. У замовника не буде жодних сумнівів, що хтось тут не на своєму місці.
Особистісний розвиток
Для того, хто презентуватиме демо, найціннішим є наступне:
-
1
Розвиток ораторських та комунікативних навичок.
-
2
Урізноманітнення робочої рутини.
-
3
Практика англійської мови (якщо замовники англомовні).
Щодо останнього пункту ловіть практичну пораду. Якщо презентація демо проходить англійською мовою, візьміть із цієї зустрічі максимум користі та прокачайте володіння розмовною англійською. Багато слів та фраз повторюватимуться від одного мітингу до іншого. Ця лексика в подальшому знадобиться і для показу інших проєктів. Виписуйте поширені слова, наприклад, на стікери або в нотатки, тримайте їх перед очима (на блокноті, ноутбуці, екрані комп’ютера). Так ви швидше запам’ятаєте основні фрази та поступово збагачуватимете своє ділове мовлення.
П'ять кроків до успішного демо
Спочатку продумайте, «що» будете розповідати, а потім — «як». Радимо впорядкувати етап підготовки в такий спосіб:
-
1
Зробіть чернетку з усіма тезами. Якщо хтось із команди краще розбирається в певній темі, зверніться до нього за уточненнями.
-
2
Наведіть «красу» у своєму майбутньому виступі. Пропишіть весь план доповіді і залиште факти, які розкривають ваші кроки для досягнення мети. Перечитайте чернетку. Можливо, якщо прибрати якісь думки, що дублюються, загальний сенс не зміниться?
-
3
Підготуйте чек-лист. Це може бути презентація, в якій занотовано основні тези в логічному порядку.
-
4
Використовуйте стікери з помітками. Наприклад, якщо на якомусь етапі презентації вам потрібно зробити акцент, показати фічу чи почути чийсь відгук. Напишіть, на що і після чого ви звертаєте увагу слухачів. Тримайте стікери перед очима під час демо. Так ви не забудете нічого і презентуєте роботу послідовно.
-
5
Порепетируйте виступ. Якщо готуєте показ кількох нових фічів, не полінуйтеся вголос «прогнати» спіч декілька разів. У своїй роботі ми не ігноруємо цей етап, навіть якщо відбулись невеликі зміни в презентації.
Зверніть увагу на останній пункт. «Прогнати» свій виступ — золоте правило ефективної підготовки досвідчених фахівців. Так ви зменшите хвилювання напередодні та під час виступу. Репетиція демо дає можливість зрозуміти, чи розповіли ви основне, чи перевантажили презентацію зайвими подробицями.
Як підготувати колегу до презентації
Підписуйтеся на наші соцмережі
Це може виявитись складнішим за власну підготовку. Та якщо робити це хаотично. Ми в нашій команді бізнес-аналітиків робимо так:
-
1
Розказати про формат мітингу, якщо демо показуватиме новий учасник команди.
-
2
Надати корисні матеріали. Бажано підготувати опис фіч та бізнес-цілей. Під час блекаута, коли часто вимикали світло та не було доступу до WI-FI, ми попередньо записували демовідео. Тобто презентували етап роботи за спринт на камеру. Наші колеги або дізнавалися із записів про необхідні для виступу тези, або вмикали ці відео під час демо з клієнтами.
-
3
Обов’язково провести репетицію. Для успішного виступу порадьте колезі самостійно потренуватися презентувати роботу перед дзеркалом або відеокамерою.
-
4
Морально підтримати. Сказати, що все буде круто, і людина впорається.
-
5
Поділитися лайфхаками. Знаючи замовника та процедуру демо, ймовірно, можна виділити поради, як себе поводити під час виступу, і таким чином краще підготувати колегу.
Фінальні штрихи
Заключний етап перед виходом на демо — організація робочого простору. Щоб нічого не відволікало та не зіпсувало загальне враження про виконану роботу, не забудьте:
-
1
Вимкнути сповіщення на гаджетах та ноутбуці.
-
2
Закрити зайві вкладки, щоб яскраві іконки не фокусували на собі увагу глядачів.
-
3
Відкрити потрібні вкладки/відео завчасно. Зберіть їх в тому порядку, в якому будете презентувати.
-
4
Отримати доступ для перегляду файлів та ресурсів. Завчасно введіть паролі та логіни для входу на потрібні портали, щоб перемикатися між ними в один клік.
-
5
Перевірити справність техніки. Чи працює вебка, чи вас чути? Використовуєте екран телевізора чи проектор? Переконайтесь, що вам не доведеться перепрошувати за «технічні несправності».
«Організувати» себе не менш важливо. Ви йдете на демо не лише з продуктом, але й із самим собою. Нижче наведемо, здавалося б, очевидні поради, та в поєднанні з хвилюванням вони часто ігноруються.
Під час демо…
-
1
Зручно влаштуйтесь перед екраном, слідкуйте за поставою. Якщо презентація офлайн, займіть комфортну для себе позицію.
-
2
Коли увімкнена камера, намагайтесь дивитися в неї. Не відсувайтесь далеко від екрану.
-
3
Слідкуйте за мімікою. Якщо у вас є якісь звички (закочувати очі, прикусувати губу тощо), це може бути неправильно сприйнято іншими учасниками.
-
4
Говоріть помірним чи більш низьким тоном. Не розмовляйте занадто швидко.
-
5
Розставляйте інтонаційні акценти.
-
6
Приберіть слова-паразити («ось», «ну», «типу», «чесно кажучи», «капець» та інші).
-
7
Контролюйте дихання. Якщо говорити швидко та довгими реченнями, не вистачатиме повітря завершити думку. Складатиметься враження, що ви хвилюєтесь або втомилися.
Як показувати на демо функціональність розробки
Ідеальна формула: бізнес-ідея + демонстрація фічі. Спочатку проговорюємо, для чого ми це робили, а потім презентуємо. На перший погляд, усе просто. Складність полягає в тому, щоби не ускладнювати прості речі.
Якщо ваші замовники/стейкхолдери — люди бізнесу, пояснюйте їм все максимально доступно. Перенасичення мовлення айтішними термінами свідчитиме не про вашу експертизу, а про невміння презентувати результати своєї роботи. Замініть формулювання на кшталт: «Ми все пофіксили, пересунули батончик, тепер юзерам не потрібно скролити до самого футера» на щось більш зрозуміле широкій аудиторії. Наприклад: «Ми усунули помилки, тепер користувачі одразу помітять цю кнопку».
ІТ-сленг буде органічно звучати тоді, коли всі учасники процесу однаково добре його розуміють. Якщо ваш замовник має технічну освіту чи відповідний досвід, покажіть йому, що й ви про це знаєте. В такому разі професійна термінологія буде тільки в плюс.
А якщо немає UI?
Дизайн користувацького інтерфейсу презентує частину проєкту за вас. Це такий собі помічник, який візуально покаже та доповне ваш виступ. Здебільшого команди не виходять на демо без UI, але є винятки.
У разі відсутності UI фічу можна презентувати за допомогою:
-
1
Postman. Інструмент тестування API, який дозволяє створювати і виконувати запити, документувати їх, моніторити сервіси в одному місці.
-
2
SQL query results. Результат завантаження даних за SQL-запитом.
-
3
Dirty frontend. Нашвидкоруч зроблена частина фронтенду для його загального розуміння.
-
4
QA-підхід. Показати, як тестуються зміни.
-
5
Презентація, схеми, інші візуальні матеріали.
-
6
Просто пояснити на словах. Наприклад, зміни в backend, які не показати на UI. Можна відзвітувати одну таску усно. Але не забувайте, що не буває демо без наочної презентації.
Радимо якомога рідше використовувати останній варіант, а краще — взагалі не вдаватися до нього. Ймовірно, на вас впаде шквал питань, з якими буде складно впоратися без візуального супроводу.
Передача мікрофона
Команда Scrum повністю самокерована. Її учасники самостійно вирішують, як проводитимуть демо. Однак щоб у стейкхолдерів чи замовника склалася цілісна картинка щодо проміжного етапу роботи, мітинг не варто розділяти на нібито різні частини. Тобто після закінчення виступу одного учасника має бути логічний перехід до іншого.
Перед початком озвучте адженду. Усі учасники мають розуміти мету та цінність цього мітингу. Зазначте, хто з команди і що буде презентувати.
«Передавати мікрофон» може як Product Owner чи бізнес-аналітик, так і кожен спікер. Щоб не створювати ніякові паузи, погодьте попередньо цей момент у команді.
Критика та як із нею працювати
Захопливі відгуки про результат роботи мотивують команду працювати більш натхненно. Але не завжди ми отримуємо схвальний фідбек. Інколи клієнт просить дещо покращити, змінити, а, можливо, і все переробити. Розкритикувати можуть ваші колеги, від яких ви не очікували такої реакції. Зауваження засмучують, але їх наявність не привід опускати руки. Конструктивна критика (з аргументами, чому щось не так) дає змогу фахівцю покращувати свою роботу і тим самим розвивати власні навички. І як результат — наблизитися до кінцевої мети демо.
Як конструктивно критикувати під час демо?
-
1
Оцінювати вчинок/роботу. Абстрагуйтесь від людини та особистого ставлення до неї — вся увага має бути лише на виконаних задачах.
-
2
Критикувати об’єктивно. Не претендуйте на істину, адже ви теж можете помилятисяь у своїх твердженнях. Зазначте, що це лише ваша точка зору, але підкріпіть її власним досвідом.
-
3
Наводити аргументи. Наприклад, дайте таке пояснення: «Це потрібно переробити/видалити/зробити…, оскільки…». І далі поясніть, чому пропонуєте таке рішення.
Як використати негативний фідбек собі на користь?
Конструктивна критика базується на прагненні зробити краще, а не на бажанні знецінити роботу. Вас вислухали, проаналізували почуте та поділилися думками.
Важливо спокійно сприймати критику на емоційному рівні:
-
1
Не сприймати негатив на свій рахунок. Обговорюють роботу, а не вас.
-
2
Не займати захисну позицію. Виправдовування лише марнуватимуть час. Робіть висновки, адже всі присутні прагнуть зробити продукт кращим.
-
3
Залишити емоції. Вони заважають оцінити цінність зворотнього зв’язку. Стандартна порада — глибоко дихати та дати собі час мовчки обдумати зауваження.
Радимо реагувати на критику послідовно:
-
1
Подякувати за висловлену думку.
-
2
Висловити емпатію. Достатньо навіть простого «Дякую, я зрозумів/ла».
-
3
За потреби поставити уточнювальні питання.
-
4
Дати відповідь на фідбек.
Не відповідайте на претензії короткими фразами. «Добре, я перероблю» — формує враження, що ви хочете швидше закінчити спілкування або вам байдуже.
Якщо критика виправдана:
-
1
Визнайте, що співбесідник має рацію, та прямо скажіть про це.
-
2
Дайте релевантний коментар щодо зауважень. Наприклад, «ми звернемо на це увагу та допрацюємо/переробимо».
-
3
Уточніть, що команда може зробити для покращення результату.
Буває, що співбесідник вас неправильно зрозумів. Не обмежуйтесь короткою констатацією факту, краще:
-
1
Ще раз усе пояснити та показати виконаний етап роботи.
-
2
Запитати, чи залишилися питання і чи все тепер зрозуміло.
Вас досі не розуміють? Мета демо не досягнута. Проговоріть презентацію заново (чи певні її блоки, до яких залишились питання). Робіть паузи відповідно до смислових блоків виступу, щоб співбесідник міг щось уточнити, не чекаючи закінчення спічу. До пояснень можете залучати інших учасників команди, якщо питання стосуються їх частини роботи.
Що робити з деструктивною критикою
Ніхто не застрахований від несправедливих претензій. Але й цьому можна дати раду:
-
1
Зрозуміти, що це деструктивні зауваження. Тобто критикують вас, а не роботу. Або ви чуєте у відповідь фрази на кшталт: «Мені не подобається», «Переробіть все», «Можна було б і краще зробити».
-
2
Контролювати емоції. Можливо, у вас є свій метод впоратися з бажанням пороти гарячку — використовуйте його. У своїй команді ми «гасимо» необдумані дії глибокими вдих-видихами.
-
3
Уточнити, що саме не сподобалося у вашій роботі.
Наприклад, на твердження, що ви некомпетентний бізнес-аналітик, запитайте співбесідника: «Що саме вам не сподобалось у моїй роботі?». Продовжуйте ставити уточнювальні питання, поки не почуєте аргументовану відповідь. Так ви переведете розмову в конструктивне русло.
Критика від себе
Візьміть за правило давати собі особистий фідбек. Як ви можете оцінити свою роботу за спринт? Яку бізнес-цінність має цей проміжний результат? Що б ви змінили в презентації, якби була можливість?
Краще підготуватися до наступного демо допоможе занотовування попереднього досвіду. Враховуйте особливості слухачів: комусь потрібно детально пояснювати результати, комусь достатньо дізнатися основні зміни беклогу.
Ідеального сценарію демо на всі випадки не існує. Однак щоразу ви можете докладати зусиль, аби робити свій виступ кращим. Дозвольте собі помилятися, виправляти факапи та робіть з них висновки. Експериментуйте з методами підготовки й презентації, зважайте на поради колег. Завжди пам'ятайте про мету демо. Так ви отримаєте не просто бажаний результат, але й зробите процес підготовки та проведення демо комфортним для себе.