ПРРО для ФОП: коли видавати чек і як уникнути штрафів

Оплата карткою, через маркетплейс, IBAN або поштового оператора для покупця майже не відрізняється. Для підприємця кожен канал може створювати інші вимоги до фіскалізації. Податковий консультант Михайло Смокович на YouTube-каналі «Про Податки ФОП» пояснив, коли інтернет-магазину потрібен ПРРО та як оформлювати передоплату, післяплату і повернення.

Штраф за невидачу фіскального чека: що загрожує ФОП

За першу встановлену операцію без належного чека передбачена фінансова санкція у розмірі 100% вартості проданого товару або послуги. За кожне наступне порушення — 150%. Кількість таких операцій протягом року не обмежується.

Під час однієї перевірки лише одна нефіскалізована операція може вважатися першим порушенням. Тому для серії продажів більшість санкцій можуть розрахувати за ставкою 150%.

Окремий ризик виникає під час продажу товарів, для яких обов’язкові облік і первинні документи, зокрема технічно складної побутової техніки, лікарських засобів, медичних виробів та ювелірної продукції.

Коли ФОП має видавати чек при онлайн-продажах

Фіскалізація залежить не лише від товару, а передусім від статусу підприємця та способу оплати.

ФОП першої групи можуть не застосовувати РРО або ПРРО, якщо відповідають умовам перебування на цій групі. ФОП другої — четвертої груп і підприємці на загальній системі мають фіскалізувати розрахункові операції, якщо для них не діє окремий виняток.

Чек зазвичай потрібен під час оплати:

РРО або ПРРО можна не застосовувати, коли покупець переказує кошти безпосередньо на поточний рахунок продавця за реквізитами IBAN без використання платіжної картки.

Онлайн-послуги без РРО та ПРРО

РРО або ПРРО не застосовують під час розрахунків за послуги, якщо оплату приймають виключно через банківські системи дистанційного обслуговування або сервіси переказу коштів.

Цей виняток може діяти щодо оплати послуг навіть тоді, коли підприємець паралельно продає товари. Однак він не поширюється на розрахунки за самі товари.

Як визначити потребу в чеку за банківською випискою

Підписуйтеся на наші соцмережі

У виписці потрібно перевіряти не лише призначення платежу, а й рахунок та установу, з яких надійшли гроші.

Переказ на IBAN з банківського рахунку може не вимагати фіскалізації. Платіж через карткову інфраструктуру, еквайринг або небанківського посередника зазвичай є розрахунковою операцією.

Номер рахунку може допомогти визначити походження платежу, але покладатися лише на його окремі цифри ризиковано. Надійніше отримати в банку пояснення, як у виписці позначаються банківські, карткові та небанківські перекази.

Фіскальний чек при передоплаті та післяплаті

За дистанційного продажу фіскальний чек потрібно надати покупцю під час розрахунку або не пізніше моменту отримання товару. Паперова й електронна форми мають однакову юридичну силу.

Якщо оплата надійшла вночі, автоматизована система може сформувати чек одразу. За ручної обробки відкладення фіскалізації до наступного дня не варто подавати як гарантовано безпечне правило: законодавство не встановлює для інтернет-магазинів універсальної пільги на платежі в неробочий час.

За часткової оплати доцільно:

Суму авансу потрібно відобразити у фіскальному документі під час наступної оплати або передання товару.

Чеки для Prom, Rozetka Pay і NovaPay

Під час оплати через Prom або Rozetka Pay чек потрібно сформувати так, щоб покупець отримав його не пізніше товару, навіть якщо маркетплейс переказує гроші продавцю із затримкою.

Для NovaPay не існує одного правила для всіх договорів. Якщо фінансовий посередник від свого імені приймає післяплату та видає покупцю розрахунковий документ, продавцю може не знадобитися додатковий чек на приймання коштів. Якщо ж за договором розрахункову операцію проводить продавець, він має застосовувати РРО або ПРРО.

Тому підприємцю потрібно перевірити не лише факт надходження через NovaPay, а й договірну модель, отримувача платежу та документ, який видають покупцю.

Фіскальний чек не подвоює дохід: зарахування коштів формує надходження ФОП, а чек реєструє розрахункову операцію.

Як правильно вказувати товар у фіскальному чеку

Чек має містити назву товару або послуги, кількість, ціну та загальну вартість. Спрощену назву дозволено використовувати лише у випадках, передбачених законодавством. Вона повинна відображати споживчі ознаки товару та давати змогу віднести його до відповідної групи.

Формулювання на кшталт «одяг» може бути допустимим для продавця, який має право на спрощену назву, але використовувати надто загальне позначення для будь-якого товару не можна.

Підакцизну продукцію та товари, для яких законодавство встановлює спеціальні вимоги, необхідно описувати детальніше із зазначенням відповідних кодів і реквізитів.

Електронний чек і видаткова накладна

Підприємець зобов’язаний надати покупцю фіскальний чек у паперовій або електронній формі. Його можна надіслати електронною поштою, у месенджері, SMS-повідомленням або передати посиланням. Самої реєстрації документа на сервері ДПС недостатньо, якщо покупцеві не забезпечено його отримання.

Видаткова накладна не замінює фіскальний чек, коли саме продавець проводить розрахункову операцію. Водночас у моделі, де післяплату приймає перевізник або фінансовий посередник від свого імені та видає власний розрахунковий документ, продавець може вкладати до відправлення накладну або інший документ про товар.

Повернення товару через ПРРО

Якщо покупець оплатив товар і повертає його, продавець має провести через РРО або ПРРО операцію повернення коштів.

Якщо товар не забрали, а чек був сформований заздалегідь, повернення проводять на підставі документа від служби доставки. Операцію варто оформити в день отримання відповідного підтвердження або з урахуванням режиму роботи підприємця.

Документи від перевізника потрібно зберігати разом із чеком повернення. Акт оформлюють у випадках, передбачених правилами роботи з РРО, а не автоматично для кожного повернення.

РРО чи ПРРО для інтернет-магазину

Класичний РРО є фізичним касовим апаратом. ПРРО працює як програмне рішення на комп’ютері, смартфоні або іншому пристрої та краще пристосований до інтеграції з сайтом, маркетплейсом і службою доставки.

ПРРО можна зареєструвати самостійно. Для магазинів за різними адресами потрібно зареєструвати відповідні господарські одиниці та каси.

Z-звіт створюють щодня, коли проводилися розрахункові операції. Його потрібно зберігати в електронній або паперовій формі не менш як 1095 днів.

Найбезпечніша модель для інтернет-магазину — автоматизувати створення й надсилання чеків, звіряти виписки з платежами та окремо контролювати повернення. Це зменшує ризик пропущених операцій значно ефективніше, ніж спроби вручну запам’ятати всі винятки.