Кошторис заходу: як сформувати і на що витрачати?
Бізнеси часто відмовляються від організації івентів через фінансове навантаження, які ті за собою несуть. Що гірше – не пропрацьовують івент-календар на наступний рік, і тоді змушені шукати підрядників та витрачати extra-costs на організацію заходу з палаючим дедлайном.
В українських реаліях формування кошторису ускладнюється постійним підняттям цін – та сума, яку ви виділяли на початку року, може не покривати і 70% витрат вже за 7 місяців.
Проте, певне планування і раціональне використання коштів все ж можна забезпечити перед початком нового бізнес-сезону.
Покроковий механізм бюджетування: що враховувати в першу чергу?
Чи то організація івенту in-house командою, чи робота з підрядниками – ви повинні пройтися по головним пунктам заходу, аби сформувати бюджет правильно.
Підписуйтеся на наші соцмережі
Перш за все встановіть пріоритизацію: визначте максимальну суму, яку готові витратити на подію і встановіть відсоткове співвідношення щодо напрямків витрат. Відштовхуючись від цілей і контексту заходу дайте відповіді: вам більш важливий розкішний кейтеринг, entertainment із запрошеними гостями чи вау-технології? Тоді стане зрозуміло, які 2-3 головних категорії мають бути за івенті, і на чому точно не варто економити.
Золоте правило – час збереже ваші гроші. Найкраще починати підготовку до заходу за 3 місяці: протестувати декілька підрядників і локацій, втілити все задумане і не витрачати кошти за терміновість.
Якщо ви починаєте підготовку завчасно – обирайте з декількох варіантів. Орієнтуйтеся на ціну, професійність і досвід, пропозиції та манеру спілкування підрядників. Також не нехтуйте бронюванням і складанням договору – завдяки цьому можна зафіксувати суму витрат та обрати найкращу команду ще на початку бізнес-сезону.
Фіксуйте домовленості, чітко ведіть кошторис і суміжні документи – це дасть змогу завжди контролювати процес та провести звітність, аби наступний івент пройшов ще більш вдало.
На що підуть ваші гроші?
Поняття “організація івенту” зазвичай дуже розмите. В першу чергу серед асоціацій зʼявляється сцена, спікер, мікрофон, зона з канапками і щасливі обличчя гостей. Проте це є кінцевим результатом вдалого івенту і не описує всього, що ховається “за лаштунками”.
Ось складові івенту та напрямки, які впливають на ціноутворення:
- Місце проведення (розмір та розташування локації, час оренди, внутрішні послуги);
- Декор (використання технологій чи оренда декорацій, встановлення і демонтаж, логістика для доставки);
- Друкована продукція (усі вивіски, банери, стенди партнерів і фотозони – закладіть час і кошти на дизайн і друк необхідних елементів);
- Кейтеринг;
- Технічні ресурси (світло, звук, відеозйомка, налаштування сцени та пошук відповідальних людей за кожен з процесів).
Військовий стан змінює запити аудиторії і фокус уваги – більше цінується можливість долучитися до благодійного збору, отримати класний нетворкінг чи резонувати з цінностями компанії. Тож звертайте увагу, чи ви точно правильно спрямовуєте бюджет – помпезність заходу і добірка естрадних зірок можуть здивувати суспільство, і точно не в позитивному контексті.
Як бачимо, бюджетування заходу – такий самий важливий процес, як і генерація ідей чи затвердження концепції. Цей процес безпосередньо впливає на бізнес, тож розумний і виважений підхід дозволить досягти бажаного результату.