Два дні без процесів: чому ми більше не тримаємо знання компанії в чужій базі і як ми зробили свою з AI SDLC

У нас на два дні майже встали всі процеси, і ми нічого не могли з цим зробити.

Багато років ми працювали в Confluence. Перед тим повністю переїхали на нього з Notion. У Confluence було 50 людей і понад 30 активних просторів: регламенти, інструкції, плани, робота з клієнтами. Потім нас підвів партнер-реселер Atlassian, і на два дні процеси збилися, а частина зупинилась. 

Висновок я зробив такий. Коли всі процеси компанії живуть в одній чужій базі, а забрати їх можна лише експортом, це не точка відмови. Це капець.

Мене звати Сергій Кравцов, я CEO Evergreen. Одразу про інтерес: нижче буде історія про наш продукт Folio, він відкритий і безкоштовний. Але в першу чергу це стаття про досвід. 

Скільки коштують два дні для компанії на 50 людей

Прямі втрати легко прикинути: люди, години, ставки. Але це найменша частина.

Гірше інше. Люди не можуть приймати рішення робити далі, бо регламент недоступний, документи сворити нема де, заводятся тимчасові «гугл-доки», починають питати одне й те саме в трьох чатах. Рішення відкладаються, клієнтам відповідають повільніше. А найгірше, що ти сам не керуєш відновленням. Ти чекаєш на чужу відповідь, не знаючи коли. Більше того на той час ми вже впровадили AI-агентів в операційні процеси, але без робочого Confluence все встало теж — агентам просто не було де дивитися знання.

Для керівника це не питання ІТ. Це питання безперервності бізнесу і операційної ефективності: де лежить знання, без якого компанія не може працювати, і хто може до нього не пустити.

Знання як актив

У балансі цього немає, але регламенти й накопичені рішення відрізняють компанію, яка працює, від групи людей з ноутбуками. Нова людина входить у роботу за тиждень завдяки тому, що записано. Якщо запис лежить у чужій системі на чужих умовах, ви орендуєте власну пам'ять. Тарифи, ліцензії, партнери, зміни в продукті: умови оренди змінюєте не ви. 

Експорт чи бекапи не є запасним планом. Це архів, а не працююча система: файли є, а процесу, в якому люди ними користувалися, немає.

Підписуйтеся на наші соцмережі

Тому ми сформулювали вимогу інакше: знання компанії мають лежати у вас як звичайні файли. Вимкнули інструмент, а файли лишились у ваших репозиторіях. Так само, як код. Агенти теж не мають «відпадати» якщо відпав 1 сервіс.

Build чи buy

Купити ще одну закриту систему означало б поміняти одного вендора на іншого й знову вкласти час у міграцію, знову з залежністю на виході. Тому питання стояло не «яку вікі купити», а «де мають лежати наші знання».

Для нового місця ми записали чотири вимоги:

Ми дивилися на Outline, Docmost, опенсорсні вікі, BookStack і знову на Notion. Кожен хороший у своєму. Жоден не давав усіх чотирьох вимог разом. Готового під наші задачі не знайшли й вирішили інвестувати в розробку. Але оскільки ми працюємо в сфері AI SDLC (швидка розробка за допомогою AI) то ми вирішили розробити саме таким чином.

Тут і міняється економіка. Я багато розповідаю про AI SDLC: на вебінарах, на «AI Can Code & Ship» у Києві в серпні, на IT Arena у Львові. Теза одна: AI пише код швидше, ніж ми встигаємо пояснити задачу, а доставляти швидше не став, бо вузьке місце переїхало з написання в перевірку. Для внутрішніх інструментів з цього випливає просте. Дорогим став не код, а постановка й приймання. Рішення «будувати» стало доступним компанії, яка не є софтверним вендором і ми це довели.

Folio повністю розроблений агентами, і ми цього не ховаємо: так написано на головній сторінці й у піблічному README. Роль людини проста: я вирішую, що будувати, і дивлюся основні зміни в справжньому браузері. Код рядок за рядком не рев'ю, рев'ю поведінку. Між сесіями пам'ять несе файл HANDOFF.md: агенти не пам'ятають учорашнього дня, пам'ятає репозиторій.

Знання для людей і агентів

Якщо компанія впроваджує AI, агентам потрібні ті самі знання, що й людям. І актуальні, а не копія тижневої давнини.

У Folio це одна сторінка: люди читають її в браузері, агент бере її через MCP або за посиланням, яке повертає чистий Markdown. Права ті самі: агент отримує токен із конкретними правами, а не ключ від чужої системи. Адміністратор інстансу не читає закриті простори, якщо його туди не додали.

Є ще побічний ефект, який я оцінив пізніше. Вбудований асистент записує питання, на які не знайшов відповіді, і що саме бракувало. Адміністратор бачить це в аналітиці.

Аналітика асистента в Folio, демо-дані. Дивіться на колонку «What's missing»: хто на вихідних відповідає за ескалації, коли наступна зміна цін, скільки днів відпустки в нової людини. Це не звіт про роботу ШІ. Це список прогалин у вашій документації.

Що це дає бізнесу

Чого немає і кому поки не підійде

Поки немає груп користувачів, SSO і SCIM. Немає мобільного й настільного застосунків, є лише адаптивний веб. Але це питання потреби і часу. Тож якщо SSO чи групи вам обов'язкові сьогодні через вимоги безпеки, Folio поки не підійде. 

Продукт молодий: 47 днів розробки, але у нас він уже працює в продакшні всі ці 47 днів. 

Хочете подивитися?

Найпростіше подивитися відео на сайті https://foliowiki.online/ чи відкрити демо на десять хвилин: на екрані входу оберіть Sam. Логін спільний, дані скидаються щодоби, Git, імпорт і AI там вимкнені, тож особисте й ключі не вводьте. Далі: код, одна команда й один реальний простір. Буду радий якщо наш продукт вам допоможе. А також буду радий поговорити про AI SDLC і як ви можете робити це в своїх компаніях і розробляти ваші продукти.