Чому IT-компанія може втрачати гроші: що не видно за високою виручкою
Навіть якщо в IT-компанії немає проблем із клієнтами, і нещодавно укладено великий контракт, це не гарантує фінансової стабільності. Дефіцит обігових коштів може раз у раз виникати попри зростання виручки. А без повної фінансової картини можна регулярно мати проєкти, які ледве окупають витрати.
Цей матеріал допоможе CEO та COO IT-компаній краще контролювати прибуток і гроші на рахунку. Про необхідний управлінський облік розповість Ірина Качмарчик, керуюча партнерка компанії CeDePe Україна.
Виручка й кешфлоу: чи вистачить компанії грошей для розрахунків
У CeDePe Україна ми допомагаємо IT-компаніям будувати системи управлінського обліку і в нових клієнтів часто бачимо такий підхід: власники орієнтуються на загальні суми в контрактах (виручку), проте не прогнозують рух коштів на рахунку.
Наприклад, команда завершила один з етапів розробки й прорахувала виручку, але клієнт оплатить рахунок через 60 днів. Водночас зарплати, податки й рахунки за сервери потрібно сплачувати зараз. Поточних коштів на рахунку може не вистачити.
Щоб вчасно виявляти ризик касового розриву, компанія має прогнозувати надходження й виплати та контролювати залишок коштів. Для цього використовують звіт про рух грошових коштів (Cash Flow) і прогноз руху коштів. Наприклад, ми заздалегідь попереджаємо власника, якщо графік клієнтських оплат і майбутніх витрат загрожує касовим розривом. Це допомагає переглянути строки платежів, витрати або плани найму.
Підписуйтеся на наші соцмережі
Виручка й прибутковість: які проєкти справді вигідні
У минулому році фахівці CeDePe підготували 446 управлінських звітів для компаній. Такі звіти допомагають оцінити фінансові результати й побачити, що великий клієнт не обов’язково є найвигіднішим. До прикладу, в IT контракт може приносити значну виручку, але водночас вимагати більше годин розробників, залучення дорогих підрядників і постійних переробок. Тож ми радимо окремо аналізувати й прогнозувати прибутковість кожного проєкту.
Не у всіх бізнесів одразу є точні дані для цього. Наприклад, компанія оплачує спільну хмарну інфраструктуру, але не розуміє, які проєкти споживають найбільше ресурсів. Фахівці CeDePe радять відстежувати фактичне споживання ресурсів і розподіляти спільні витрати між проєктами відповідно до нього.
Якісний управлінський облік допомагає оцінити фінансовий результат і рентабельність кожного проєкту. У звіті власник бачить перевитрати та своєчасно ухвалює рішення. Водночас, щоб зменшити вірогідність неоплачених робіт і нескінченних доопрацювань, варто належно регулювати умови співпраці в договорах.
«Договір має фіксувати не лише перелік робіт, а й критерії результату: що саме компанія повинна передати клієнту, у які строки та за яких умов результат вважається прийнятим. Важливо передбачити короткий і чіткий строк для надання зауважень та механізм, за яким відсутність мотивованих заперечень означає приймання. Для додаткових завдань варто встановити окремий change request process» — наголошує Євген Савельєв, керуючий партнер компанії Avitar.
Фінансові дані і рішення: що має бачити власник
За 30 років роботи в CeDePe ми переконалися, що для ухвалення обґрунтованих рішень управлінський облік має охоплювати щонайменше три групи показників.
- На рівні компанії: виручка, прибуток і рух коштів.
- На рівні клієнтів і проєктів: доходи, фактичні витрати та рентабельність.
- Для прогнозування фінансового стану: дебіторська заборгованість, очікувані надходження й майбутні виплати.
Звісно, підходи до контролю витрат залежать від специфіки бізнесу. Тому, наприклад, ми в CeDePe адаптуємо управлінську звітність під компанії, а не натягуємо шаблон «для всіх».
Управлінська звітність показує фінансовий стан компанії, але не всі потенційні втрати можна побачити в цифрах. Частина ризиків закладена в умовах договорів із клієнтами та підрядниками.
«Компанія може оплатити роботу підрядника, але не отримати належно оформлених прав на її результат. Це може виявитися під час продажу бізнесу або залучення інвестицій і призвести до додаткових витрат, затримки угоди чи навіть зниження вартості компанії» — додає Євген Савельєв.
Управлінський облік для рішень, а не для звітності
CEO та COO IT-компаній щодня вирішують, з яким клієнтом працювати, які умови співпраці пропонувати, кого наймати й коли масштабувати команду. Для цього фінансові дані мають бути повними й доступними вчасно, а спеціаліст з обліку – бути на зв'язку, щоб допомогти оцінити наслідки того чи іншого рішення.
Обирайте фахівців, які розуміють специфіку IT-проєктів, вміють аналізувати їхню прибутковість, прогнозувати рух коштів і завчасно попереджати про ризики.