Як уникати штрафів за РРО після 1 серпня: пояснюємо зміни

З 1 серпня 2025 року набувають чинності нові правила застосування штрафів за порушення у сфері РРО. На каналі YANKIV — ФОП, податки та суди вийшло відео, в якому розповідається, що змінюється, чому саме зараз і як підприємцям діяти, аби уникнути зайвих ризиків. Ми підготували стислий і прикладний виклад основного: що варто знати ФОПам, які працюють із касами, щоб уникнути штрафів, як підготуватися до можливих перевірок.

Чому штрафи за РРО зростають саме зараз

На перший погляд здається, що хтось знову підвищив штрафи. Насправді це не зовсім так. Законодавство не змінилось, просто сплила дія «пільгового періоду», запровадженого ще в серпні 2023 року. Тоді держава надала поблажки підприємцям, які продають неризикові товари. Вони могли отримати знижені штрафи: 25% за перше порушення та 50% за наступні. Але закон одразу визначив, що ця норма діє лише до серпня 2025 року.

Час минув, і з 1 серпня пільгові умови припиняють діяти. Тепер повертаються загальні ставки: 100% суми продажу за перше порушення, а 150% — за кожне наступне. Це стосується і тих, хто продає техніку, ліки або ювелірку, і тих, хто реалізує товари без підвищеного податкового ризику.

Чому важлива дата виявлення, а не дата порушення

У податковому кодексі закладено нюанс, який може вплинути на суму штрафу. Йдеться про те, що при зміні розміру штрафу застосовується той, який діє на момент виявлення порушення, а не коли воно сталося.

Отже, якщо ви порушили правила у 2024 році, але перевірку провели вже після 1 серпня 2025-го, штраф буде за новими, вищими ставками. Це варто враховувати вже зараз: прострочені чеки можуть обернутися фінансовими наслідками навіть за «старі» періоди.

Які порушення призводять до штрафів

У фокусі контролю податкової — три категорії помилок, які можуть обернутись для підприємця фінансовими санкціями. Перше і найочевидніше — це відсутність чека, коли він мав бути виданий. Усе просто: якщо оплата від клієнта була, а чек не згенеровано, порушення фіксується автоматично. Платежі через сайти, NovaPay, еквайринг — усе це вимагає фіскалізації. Інакше — 100% штраф за перше порушення, 150% — за наступні.

Друге — чек не передано клієнту. Навіть якщо його технічно сформували, але не передали до моменту видачі товару чи послуги, це також вважається порушенням. Особливо ризиковано в офлайн-магазинах або при самовивозі, коли документ можуть не додати до посилки або не видати особисто.

Третє — неправильні реквізити у чеку. Йдеться про хибну адреса, некоректне зазначення ПДВ, відсутність даних еквайрингу або інших обов’язкових полів. Такі помилки частіше трапляються за використанні несертифікованого ПЗ або за неуважного ведення документообігу.

Водночас важливо відділяти серйозні порушення від формальних. Наприклад, якщо у чеку некоректно відображено назву товару або пропущено незначну технічну деталь, це не завжди призводить до штрафу. Реальна практика свідчить, що податкова зосереджена на суттєвих помилках, які впливають на облік і оподаткування.

Підписуйтеся на наші соцмережі

Чи справді проводяться масові перевірки

Станом на середину 2025 року кількість перевірок фіскалізації не є масовою. Податкова має обмежені людські й часові ресурси, тому перевіряє вибірково. Зазвичай перевірки ініціюються у двох випадках: або при наявності скарг/сигналів, або після аналізу даних від фінансових посередників, як-от NovaPay.

ФОПи, які працюють відкрито і не мають розривів між надходженнями й фіскалізацією, як правило, не потрапляють у фокус. Водночас, якщо податкова бачить невідповідність між сумами, які проходять через еквайринг, і фіскальними чеками, це автоматично може запустити механізм перевірки.

Окрема категорія — підприємці, що працюють у високоризикових нішах (техніка, ліки, ювелірка) або використовують посередницькі платіжні системи. Саме вони в зоні підвищеної уваги. Перевірки не є масовими, але ймовірність «випадкового» виявлення порушення зростає.

Як перевірити, чи вам потрібна каса

Ключове запитання для кожного підприємця — чи обов’язково йому використовувати РРО у конкретному кейсі. Відповідь залежить від способу прийому платежів і типу діяльності.

Каса обов’язкова, якщо ви приймаєте оплату через посередника. Наприклад, NovaPay, Portmone, LiqPay, Приват24 для бізнесу — усі вони виступають як фінансові оператори. Якщо клієнт платить не напряму, а через них, це вважається господарською операцією, яка потребує фіскалізації. Те саме стосується маркетплейсів: Rozetka, Prom, Kasta, Allo тощо. Усі вони приймають кошти за вас, а отже ви зобов’язані видати чек.

Натомість каса не потрібна, якщо оплата надходить на ваш рахунок без посередників, і ви при цьому надаєте послугу дистанційно. Це може бути онлайн-консультація, фріланс або освітній курс. Також не обов’язкова каса при доставці через Укрпошту із післяплатою — за умови, що вона не проходить через сторонній платіжний сервіс.

Щоб не помилитися, найпростіше правило: якщо між вами та покупцем є ще хтось — фіскалізація, скоріш за все, потрібна. Якщо платять напряму на ваш рахунок і ви не продаєте фізичний товар — можна обійтись без РРО.

Реальні способи уникнути штрафів

Найефективніша стратегія — не уникати РРО, а зрозуміти його логіку та налаштувати роботу з ним правильно. Багато підприємців бояться встановлення каси, сприймаючи це як складну й дорогу бюрократичну процедуру. Насправді, усе значно простіше.

Насамперед проаналізуйте свою бізнес-модель: як саме ви отримуєте оплату, через які канали, які товари чи послуги продаєте. Якщо бачите, що РРО потрібно — підключіть його. В Україні існує чимало безкоштовних чи умовно-бюджетних програмних РРО, які можна встановити за один день.

Друге — навчіться формувати чек правильно. Виправити типові помилки (адреса, ПДВ, опис товару) можна самостійно або з допомогою фахівця. Один аудит чеків може зняти багато питань.

Третє — порівнюйте свої чеки із чеками великих компаній. У них документи проходять юридичний аудит, тому це гарний зразок для перевірки. Якщо є сумніви, можна звернутися до спеціалістів, які проаналізують ваші чеки й підкажуть, де виправити або що посилити.

Як податкова бачить ваші платежі

Можливо, ви ще не отримували перевірку, але це не означає, що податкова не знає про ваші обороти. Зараз більшість фінансових сервісів уже мають прямий обмін даними з ДПС. Зокрема, NovaPay видає фіскальний чек ФКЧ-3 — він автоматично реєструється у базі податкової. На практиці це означає: навіть якщо підприємець не видав свій чек, податкова вже бачить надходження від клієнта.

Дані про оплату містять суму, час, отримувача, канал оплати. У податковій усе це автоматично зводиться в профіль ФОПа або юрособи. Далі — справа часу: аналіз, запит пояснень, а іноді й перевірка.

Це особливо критично, якщо йдеться про регулярні платежі з маркетплейсів або онлайн-магазинів. Якщо ці надходження не фіскалізуються, підприємця можуть запросити на пояснення або одразу нарахувати штраф. Саме тому варто не покладатися на «невидимість», а прораховувати наслідки ще до того, як ситуація вийде з-під контролю.

Судова практика: є сенс захищатися

Наявність штрафу — це ще не вирок. Підприємець може і повинен відстоювати свою позицію у суді, якщо вважає її обґрунтованою. Приклад — справа з Одеси: ФОП отримав штраф за начебто порушення при роботі з NovaPay. Він оскаржив його в суді й виграв усі інстанції, включно з апеляцією. Верховний суд взагалі відмовився відкривати справу, визнавши відсутність підстав для перегляду рішення.

Це прецедент: податкова не завжди права, і навіть формальне порушення можна пояснити й юридично обґрунтувати. Головне — не ігнорувати судову процедуру, вчасно реагувати й мати доказову базу: договори, виписки, пояснення.

Якщо є складний кейс — не зайвим буде консультація з юристом, який має досвід у РРО-справах. Суди дедалі частіше стають на бік підприємців, якщо ті діяли добросовісно.

Найпоширеніші запитання підприємців

Чи будуть штрафи за період, коли каса ще не була обов’язковою? Якщо ви працювали у 2022–2023 роках і не продавали підакцизні товари — штрафів за той період не буде. Пільга діяла офіційно, і вона має зворотну силу.

Чи потрібна каса для онлайн-курсів або консультацій? Якщо клієнт платить напряму, без посередників, і послуга дистанційна — каса не потрібна. Але якщо використовується маркетплейс або NovaPay — чек обов’язковий.

Чи можуть штрафувати за помилки в чеку, якщо сума правильна? Якщо помилка формальна і не впливає на суть, податкова зазвичай не штрафує. Але якщо йдеться про суттєві реквізити або умисне приховування доходу — ризики високі.

Чи можна уникнути каси, якщо використати тільки Укрпошту? Так, при післяплаті через Укрпошту каса не обов’язкова. Але тільки за умови, що немає посередників і товар не підакцизний.

Після 1 серпня ситуація із РРО для підприємців стане жорсткішою — пільговий режим припиняє діяти, а штрафи зростають. Але це не причина для паніки. Більшість ризиків можна уникнути за рахунок грамотної організації роботи, розуміння законодавства і регулярного аналізу своєї схеми оплати. Працювати «в білу» у 2025 році — не розкіш, а спосіб уникнути зайвих витрат, захистити себе від перевірок і зберегти спокій.

Цей матеріал підготовлений на основі інформації з відкритих джерел. Редакція самостійно відбирає ключові факти, аналізує їх та структурує за допомогою AI-інструментів.