Бізнес-асистенти Core заощадили компанії $13 000 на рік завдяки AI — і жодного рядка коду не написали самі

Ми — команда бізнес-асистентів операційної платформи Core (входить у FRACTAL), яка закриває адміністративні напрямки для 30 компаній і понад 1 700 спеціалістів: відрядження, корпоративні події, подарунки й мерч та інші закупівлі, особисті доручення СЕО.

Два роки тому ми ще вручну переносили адреси між вкладками браузера та годинами форматували таблиці. Сьогодні ми автоматизували 5 внутрішніх процесів — від створення ТТН до синхронізації задач у Jira — за допомогою генеративного ШІ, і жодного рядка коду при цьому не написали самі.

У результаті компанія щороку економить понад 500 годин робочого часу, а фінансовий ефект перевищує $13 000. Ми не купували підписок і не замовляли готових рішень — усе побудували на безкоштовних інструментах Google Workspace й безплатних версіях LLM.

Ілюзія одного промпта

Є популярна думка, що достатньо написати один промпт — і автоматизація готова. Насправді це десятки ітерацій.

AI пропонує першу версію. Ти тестуєш її на реальних даних. Знаходиш винятки. Уточнюєш логіку. Просиш переписати окремі частини. Повторюєш це знову — і все це можна робити в безкоштовних тарифах чат-ботів, просто з обмеженням кількості запитів на день.

На практиці ефективні автоматизації рідко з'являються з одного запиту. Це завжди діалог: перша відповідь AI майже ніколи не працює. Друга — теж. Зате приблизно на дванадцятій починаєш вірити, що ви нарешті зрозуміли одне одного. 

Тут варто сказати прямо: для цього класу задач ШІ став нашим розробником. Не тому, що замінив когось — а тому, що до нього такої ролі в наших процесах не було взагалі. 

Основна різниця була між знанням процесу і вмінням його автоматизувати: ми знали свої процеси до найдрібнішого кроку, але не знали синтаксису. ШІ закрив саме цей розрив — людина, яка найкраще розуміє процес, змогла сама його автоматизувати.

І тоді стало зрозуміло: головне — зовсім не знати JavaScript. Головне — добре розуміти власний процес. Синтаксис можна делегувати, розуміння процесу — ні.

Далі — конкретно про те, що ці скрипти роблять кожного дня.

Скрипт для порівняння цін та умов постачальників

Почали з «наболілого». Команда щодня збирає інформацію, порівнює ціни та умови постачальників, обробляє внутрішні опитувальники, зібрані через Google Forms. Результати найчастіше оформлюємо у Google Sheets.

Ми створили скрипт, що одним кліком змінює базові налаштування Google Sheets на корпоративні — обирає шрифт, додає форматування, коригує висоту рядків та підсвічує задані стовпці.Ось фінальний промт, який ми використали для запиту до ШІ, щоб отримати потрібний код скрипта:

Підписуйтеся на наші соцмережі

Ти — досвідчений розробник Google Apps Script. Напиши повний скрипт автоформатування Google-таблиці, у яку збираються відповіді Google Форми.
Функціонал:
— шрифт Montserrat 10, вирівнювання ліворуч і по центру вертикально;
— перенесення тексту в межах клітинки; 
— оформлена шапка: жирний, чорний фон, білий текст, закріплений рядок;
— авторозмір колонок з обмеженням мінімальної та максимальної ширини;
— автозапуск при надсиланні нової відповіді з форми;
— кастомне меню в таблиці для ручного запуску й керування тригером. 

Виглядає як невелика фіча? Так і є, але на великому обсязі даних має імпакт.

Саме тоді стало зрозуміло: якщо можна автоматизувати одну дію, то чому не автоматизувати інші процеси? Ми почали дивитися на свою роботу не як на перелік задач, а як на систему, де частину роботи можна просто більше не виконувати вручну.

Відправка посилок: як п’ять годин перетворились на кілька кліків

Кожен квартал, а то і частіше, наша команда на запити компаній відправляє сотні посилок з подарунками, мерчем чи організовує розсилку проданих тритомників та хендбуків «Для менеджерів» Артема Бородатюка.

Раніше ми вручну створювали ТТН: переносили дані в кабінет Нової пошти, перевіряли телефони, шукали відділення, виправляли адреси, створювали накладні, а потім ще й регулярно відкривали кожну з них, щоб перевірити статус доставки.

Ми вирішили не пришвидшити цей процес, а прибрати його повністю.

Сьогодні достатньо вставити дані в Google Sheets. Створений командою скрипт сам розпізнає адресу, навіть якщо вона записана в довільній формі, знаходить потрібне відділення чи поштомат, перевіряє номер телефону, створює ТТН і повертає її номер у таблицю. А коли потрібно перевірити відправлення — достатньо одного кліку, щоб оновити статус усіх посилок одночасно.

Процес, який займав до п'яти годин, скоротився до кількох хвилин, адже на створення лише однієї ТТН йшло близько 2 хв, зараз за цей час створюється 100 ТТН.

Від внутрішніх скриптів до інтеграцій через API

Коли прості автоматизації стали звичною частиною роботи, ми почали інтегрувати зовнішні сервіси — і тут теж обійшлися без платних інструментів, лише безкоштовними API (таких сервісів як Нова пошта, Geocoding API, Time Zone API, Jira) та вбудованими можливостями Google Apps Script.

Нижче тільки декілька процесів, які ми змогли значно оптимізувати.

Оформлення відрядження. Раніше на фінальну обробку однієї поїздки для реквестора витрачали близько 15 хвилин вручну: потрібно було знайти підтвердження бронювання в Gmail, перенести інформацію про готель у таблицю, створити календарні інвайти та сформувати фінальний лист для співробітника.

Тепер на це йде втричі менше часу — скрипт сам аналізує листи в Gmail, знаходить потрібну інформацію, створює календарні інвайти для заселення та трансферу, формує маршрутний лист і надсилає співробітнику фінальний лист із усіма деталями.

Людина більше не переносить інформацію між сервісами — вона лише перевіряє результат.

Організація нагадувань в Telegram. Для ряду задач ми створювали вручну відкладені пости в месенджерах, такі собі мікро-дайджести для нагадування. Повідомлення формували на основі динамічних даних про співробітників і враховувати статус — у штаті чи звільнився, кількість років роботи, актуальні контакти, etc.

Зараз скрипт автоматично формує повідомлення з правильним форматуванням, публікує його в потрібний день і час, а якщо дані співробітника змінилися — сама повідомляє відповідального. Раніше така робота займала 8 робочих годин асистента на місяць!

Кожне рішення окремо економить небагато часу. Разом вони змінюють спосіб роботи всієї команди.

Структурування роботи в Jira. Раніше доводилося вручну переносити нові задачі зі спейсу Jira в робочий реєстр у таблиці для трекінгу часу, а потім, закриваючи задачу, окремо переносити коментар і витрачений час із таблиці в саму задачу — щодня і по кожному рядку. У однієї людини цей процес міг займати 2-3 години робочого часу на місяць, залежно від кількості задач.

Тепер обидва кроки автоматизовані. Один скрипт кожні 10 хвилин перевіряє спейс на наявність нових задач й сам додає їх у реєстр — вручну переносити більше нічого не потрібно. Другий скрипт підтягує коментар і відомості про витрату часу із реєстру у ворклог задачі одним кліком, автоматично позначає рядок як оброблений.

Скрипт бере лише сьогоднішні дані, тож кожен відповідає за свою частину інформації. Ворклог обрано свідомо: на відміну від коментарів, які пишуться вибірково й структуровано, тут акуратно збираються й підсумовуються всі дії по задачі.

Zero-cost автоматизація — це про швидкість змін, а не про економію на розробці

Ми свідомо обрали безкоштовні інструменти не через обмеження бюджету, а тому що це дає найшвидший шлях від ідеї до результату: побачив повторювану ручну дію — того ж вечора протестував гіпотезу, без узгоджень і черги на розробку. 

За оцінкою McKinsey Global Institute (цю цифру наводить і Zapier у своєму огляді статистики автоматизації), технології, які вже існують сьогодні, теоретично здатні виконувати 57% робочих годин у США — і це саме той резерв, у який ми вирішили зайти самостійно.

Сьогодні бізнес-асистенту вже недостатньо лише якісно виконувати процеси. Справжня цінність — будувати системи, які виконують ці процеси самостійно.

Текст підготували