Цифрова еволюція тилу: як ДОТ змінює забезпечення української армії

В одному з нещодавніх відео на каналі AIN радниця з питань IT в Державному операторі тилу Альона Жужа розповіла про грандіозні зміни у сфері закупівель для Збройних Сил України. Вона докладно пояснила, як державна структура, створена як відповідь на запити суспільства та Міністерства оборони, трансформує процеси, що раніше здавалися безнадійними. Ми підготували короткий виклад найважливішого.

Нова ера забезпечення: створення та місія Державного оператора тилу

Потреба у докорінних змінах у системі забезпечення української армії стала очевидною у 2023 році, коли на запит Міністерства оборони та суспільства був створений Державний оператор тилу (ДОТ). Його місія – навести лад у процесах, що стосуються тилових поставок: харчування, палива, речового майна та інших критично важливих ресурсів. До появи ДОТ система була паралізована непрозорістю, відсутністю аналітичних даних та накопиченої ретроспективи, що робило будь-які спроби покращення практично неможливими.

ДОТ взяв на себе функцію централізованого закупівельника Міністерства оборони, агрегуючи запити від усіх військових підрозділів. Це дозволило запровадити єдиний підхід до закупівель, а більшість процедур, включаючи комплаєнс та перевірку відповідності товару, почали проводитися через систему Prozorro. Проте навіть за таких умов, логістика залишалася надзвичайно складною: деякі товари прямують на централізовані склади, інші, як наприклад, харчування, доставляються безпосередньо до військових частин.

Від закупівлі до забеспеченного солдата: комплексний підхід ДОТ

Традиційне уявлення про закупівлі як просте придбання найдешевшого товару було повністю переосмислене в ДОТ. Справжня ефективна закупівельна організація охоплює значно ширший спектр завдань. Вона починається зі збору реальних потреб, включає ретельне проведення закупівель, координацію всього ланцюга поставок – від виробництва до фінальної доставки – і завершується постійним моніторингом запасів.

Головною цінністю для ДОТ є не просто факт закупівлі, а кінцевий результат – задоволеність військовослужбовця. Це означає, що кожен солдат має бути ситим, техніка – заправленою, а боєприпаси – наявними у потрібній кількості. До цього, поширеною проблемою був так званий «пінг-понг» відповідальності, коли у разі виникнення будь-яких проблем – від неякісних продуктів до несвоєчасних поставок – відповідальність перекладалася з одного учасника процесу на іншого. Це призводило до постійних нарікань та неможливості системних змін. Тепер, незалежно від того, де виникла проблема у ланцюзі поставок, відповідальність лягає на закупівельника, що стимулює його до всебічного контролю.

DOT-Chain: революція у харчовому забезпеченні через цифровізацію

Підписуйтеся на наші соцмережі

Одним з найбільш амбітних проєктів ДОТ стало створення системи DOT-Chain, спрямованої на повну цифровізацію процесу постачання харчування. До її впровадження ця сфера була джерелом постійних проблем: контракти передавалися постачальникам, які самостійно доставляли продукти без належної формалізації замовлень та їхнього виконання. Величезні обсяги паперового документообігу не лише ускладнювали роботу, але й відкривали широкі можливості для зловживань, коли недоброчесні особи могли замінювати замовлені продукти іншими, нижчої якості.

Концепція DOT-Chain почала розроблятися вже через півтора місяці після старту ДОТ, а повноцінний запуск відбувся через чотири місяці, з метою розпочати постачання харчування вже з другого кварталу 2024 року. Масштаби системи вражають: вона обслуговує тисячі локацій по всій Україні щотижня, здійснюючи близько 150 тисяч доставок лише харчування.

На момент запуску у квітні 2024 року DOT-Chain вже надавав можливість подачі заявок на поставку через зручний веб-інтерфейс та включав каталог продуктів, затверджений Міноборони, з цінами, визначеними за результатами торгів. Система дозволяла прив'язати конкретного постачальника до військової частини чи підрозділу, забезпечуючи чітке розуміння, хто і за що відповідає.

Розвиток функціоналу DOT-Chain продовжується: були створені кабінети постачальників, а також можливість інтеграції через API для прямого отримання замовлень, що значно прискорило обмін інформацією. Одним з найважливіших кроків стала автоматизація первинної документації. Тепер постачальники генерують видаткові накладні на основі заявок та підписують їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП) безпосередньо у системі. Військові частини також підписують ці накладні КЕП при прийманні товару. На сьогоднішній день у системі підписано вже понад мільйон таких накладних, що свідчить про повний перехід на безпаперовий документообіг.

Автоматизація торкнулася й процесу рекламацій. Впроваджено три типи претензій: щодо якості, часу та повноти поставки. Рекламації щодо часу та повноти генеруються автоматично, якщо поставка запізнилася або не відповідає заявленому обсягу. Це ініціює претензійно-позовну роботу та автоматичне штрафування постачальників, що суттєво обмежує їхні можливості порушувати умови договорів. Навіть проблему з якістю консервів вдалося вирішити завдяки цифровізації: тепер існує реєстр протоколів якості, що контролює обсяги поставок та вимагає наявності відповідних документів.

Наскрізна цифровізація: від паперів до прозорості

Концепція «депаперизації», яку впроваджує ДОТ, виходить далеко за межі простого переведення документів у цифровий формат. Вона полягає у цифровізації всіх «нудних», але критично важливих бюрократичних процесів, які раніше поглинали величезну кількість часу та ресурсів. Наскрізна цифровізація означає, що весь шлях товару – від запиту військової частини до його отримання – відстежується та контролюється цифровими засобами. Без цього неможливо якісно контролювати забезпечення та ефективно вирішувати проблеми.

Цей підхід дозволив врахувати навіть неочікувані потреби, наприклад, харчування для тварин, що свідчить про глибоке розуміння реальних потреб армії. Водночас, Міноборони визначає граничну ціну за комплект харчування, в межах якої ДОТ проводить торги, як правило, досягаючи нижчої ціни. Це підкреслює ефективність та економію, яку приносить цифровізація.

Майбутнє забезпечення: маркетплейс дронів DOT-Chain Defense

Успіх DOT-Chain у сфері харчового забезпечення спонукав Міністерство оборони до розширення цього досвіду на інші, не менш важливі напрямки. Наступним кроком стала ініціатива застосування аналогічної моделі для вирішення проблем з поставками дронів. До цього часу існували значні труднощі з їхньою наявністю, якістю, обсягами та своєчасністю.

Мета DOT-Chain Defense – забезпечити військових дронами так само ефективно, як і харчуванням. Це означає надання військовослужбовцям можливості обирати потрібні моделі, розуміти терміни поставок і, таким чином, дозволити їм зосередитися на безпосередніх бойових завданнях.

Нова модель маркетплейсу дронів передбачає, що постачальники завантажують інформацію про наявні обсяги дронів та терміни їхньої готовності до поставки. Військовослужбовці, в межах свого бюджету, обирають потрібні дрони, бачать терміни поставки та можуть приймати рішення щодо заміни наявними альтернативами. Замовлення формуються на рівні підрозділів, а керівник військової частини має можливість відхилити замовлення протягом доби.

Найважливіше, що система автоматично генерує додаткові угоди до контракту щотижня, ґрунтуючись на накопичених замовленнях. Ці угоди підписуються КЕП та реєструються в Казначействі, що фіксує фінансові зобов'язання. Така модель не лише стимулює конкуренцію між постачальниками, але й суттєво покращує ситуацію для військових. Замість подання потреб заздалегідь з невизначеними термінами та можливими скороченнями обсягів, вони отримують прозорий та контрольований процес отримання критично важливого обладнання.

Таким чином, Державний оператор тилу, через послідовну та глибоку цифровізацію, не просто оптимізує процеси, а створює принципово нову, прозору та ефективну систему забезпечення української армії, що є життєво важливим кроком на шляху до перемоги.

Висновок: цифрова трансформація для перемоги

Державний оператор тилу демонструє, як повна цифровізація кардинально змінює процеси забезпечення армії. Від усунення паперової бюрократії у харчовому забезпеченні за допомогою DOT-Chain до створення маркетплейсу дронів, ДОТ впроваджує прозорість, ефективність та підзвітність. Ці інновації не лише оптимізують логістику, але й мінімізують корупційні ризики, забезпечуючи військових усім необхідним. Такий підхід є не просто модернізацією, а ключовим фактором для підвищення боєздатності та наближення нашої спільної перемоги.

Цей матеріал підготовлений на основі інформації з відкритих джерел. Редакція самостійно відбирає ключові факти, аналізує їх та структурує за допомогою AI-інструментів.