Як надсилати листи з Google Таблиці одним кліком та без скриптів?

Уявіть ситуацію: у вас є Google Таблиця з неочищеними та несортованими даними, і вам постійно потрібно знаходити email людини за її прізвищем, а потім надсилати листа. Звичайний спосіб виглядає так: натиснути Ctrl+F, знайти потрібний рядок, скопіювати адресу, відкрити поштовий клієнт, вставити email, вписати тему, текст листа і лише тоді натиснути «Надіслати». Це довго, нудно і, що найгірше, дуже легко помилитися, особливо якщо ви фільтруєте лише один стовпець, а інформацію берете з іншого.

Як спростити собі роботу без використання скриптів та розширень?Як спростити собі роботу без використання скриптів та розширень?

Щоб автоматизувати надсилання листів із Google Таблиці без скриптів та розширень, достатньо правильно скомбінувати кілька функцій: SEARCH + ISNUMBER дозволяють шукати за частиною слова (на відміну від VLOOKUP), FILTER відбирає потрібні рядки, INDEX повертає знайдену адресу, IMPORTRANGE підтягує дані з іншої таблиці, а ENCODEURL кодує тему й текст листа для коректного відображення у посиланні. При цьому потрібно вказати, де саме тема (&su=), а де тіло листа (&body=), щоб Gmail правильно підставив їх у новому листі.

Наприклад:
«&su=» & ENCODEURL(C4) &
«&body=» & ENCODEURL(C5);

Підписуйтеся на наші соцмережі

Для зручності в комірці C4 можна створити випадаючий список із готовими темами листа, а в комірці C5 через функцію IF можна автоматично підставляти готовий текст листа відповідно до вибраної теми.

Усе це об’єднує HYPERLINK, який створює клікабельну кнопку з будь-яким текстом, приміром, «📧 Надіслати лист». У результаті натискання формула відкриває Gmail із уже підставленим email, темою та тілом листа.

Скласти таку формулу вручну не завжди легко: потрібно врахувати діапазони, посилання, умови пошуку та форматування. Варто користуватися ChatGPT, щоб уникнути синтаксичних і логічних помилок, та адаптувати відразу формулу під робочі діапазони.