Як ФОП наймати працівників: групи, податки, документи

Багато підприємців доходять до точки росту, коли без найманих працівників бізнес більше не рухається. Але право наймати людей напряму залежить від групи єдиного податку. Про це детально розповіли на YouTube‑каналі buh.ua, звертаючи увагу на нюанси, які часто ігнорують ФОПи.

ФОП на першій групі єдиного податку не має права наймати працівників узагалі. Якщо виникає потреба у персоналі, доведеться переходити на іншу групу. Друга група дозволяє наймати до 10 працівників. Третя група не обмежує кількість найманих осіб — можна мати 15, 50 і більше співробітників, за умови дотримання ліміту доходу. Натомість четверта група, як і перша, передбачає роботу без найманого персоналу.

Важливий виняток стосується підрахунку кількості працівників. Особи у декретній відпустці, на вагітності та пологах або мобілізовані на військову службу не враховуються при визначенні ліміту. Наприклад, якщо на другій групі працює дев’ять людей і одна з них пішла у декрет, формально ліміт не порушено — ФОП може найняти ще одного працівника. Помилки в цьому питанні коштують дорого: штрафи коливаються від 1 000 до 80 000 грн.

Як правильно оформити працівника

Процедура працевлаштування складається з кількох обов’язкових кроків, порушення будь‑якого з яких створює ризики для роботодавця.

Перший крок — повідомлення податкової про прийняття працівника. Воно подається до початку роботи через електронний кабінет або безпосередньо в податкову за встановленою формою.

Другий крок — збір документів від працівника. Обов’язковими є паспорт або інший документ, що посвідчує особу, а також трудова книжка або витяг з електронного реєстру. За потреби додаються документи про освіту та довідка про стан здоров’я. Важливо, що трудова книжка тепер зберігається у працівника, а ФОП за бажанням може внести відповідні записи.

Третій крок — укладення трудового договору та видання наказу. Під час воєнного стану допускається усний трудовий договір, однак після його скасування всі відносини доведеться оформити письмово. Тому практичніше одразу укладати письмовий договір. За усного договору працівник подає заяву про прийняття на роботу, а ФОП видає наказ із зазначенням посади, дати початку роботи та зарплати.

Четвертий крок — інформування працівника про умови праці. Йдеться про посадові обов’язки, режим роботи, оплату, відпустки, охорону праці та внутрішні правила. Це не формальність: у разі конфлікту або травми відсутність такого інформування працює проти роботодавця.

Підписуйтеся на наші соцмережі

Документи, які має вести ФОП‑роботодавець

Після найму першого працівника ФОП повністю підпадає під дію трудового законодавства. Це означає обов’язкове ведення внутрішніх документів: правил внутрішнього трудового розпорядку, штатного розпису, трудових договорів, посадових інструкцій, наказів з кадрових питань.

Окремо ведуться табелі обліку робочого часу, графіки відпусток, журнали з охорони праці. Назви посад мають відповідати класифікатору професій: умовні формулювання на кшталт «менеджер з усього» неприпустимі. Документообіг виглядає громіздким, але після первинного налаштування його потрібно лише підтримувати.

Як і коли виплачувати зарплату

Зарплата виплачується щонайменше двічі на місяць, а проміжок між виплатами не може перевищувати 16 календарних днів. Типова схема — аванс у середині місяця та остаточний розрахунок наприкінці.

ФОП може виплачувати зарплату готівкою або безготівково на картку працівника. Обраний спосіб має бути зафіксований у колективному договорі, положенні про оплату праці або наказі. Самовільна зміна форми виплати вважається порушенням. Для безготівкових виплат підтвердженням є платіжні доручення та банківські виписки, для готівкових — відомості або видаткові касові ордери.

Податки із зарплати: скільки це коштує бізнесу

Із кожної виплати зарплати ФОП нараховує три обов’язкові платежі. ПДФО у розмірі 18% та військовий збір 5% утримуються із зарплати працівника. ЄСВ у розмірі 22% сплачується роботодавцем окремо і не зменшує дохід працівника.

На практиці це означає, що якщо працівник має отримати 10 000 грн «чистими», ФОПу потрібно закласти в бюджет близько 13 000 грн з урахуванням усіх податків. Для працівників з інвалідністю діє пільгова ставка ЄСВ — 8,41%.

ЄСВ сплачується в день виплати зарплати. ПДФО та військовий збір можна перерахувати протягом трьох банківських днів після виплати. Порушення строків автоматично тягне штрафи.

Неповний місяць роботи та мінімальні гарантії

Якщо працівник відпрацював не повний місяць, зарплата нараховується пропорційно відпрацьованому часу. Наприклад, за окладу 10 000 грн і семи відпрацьованих робочих днів із двадцяти зарплата становитиме 3 500 грн. Після сплати податків працівник отримає 2 695 грн, а ФОП додатково сплатить ЄСВ у сумі 770 грн.

За повний місяць ЄСВ не може бути меншим за 22% від мінімальної зарплати. За прогнозами, у 2026 році мінімалка становитиме 8 647 грн, а мінімальний ЄСВ — 1 902,34 грн. Водночас роботодавець не має права платити однакові мінімальні оклади всім працівникам незалежно від складності та кваліфікації роботи.

Робочий час, понаднормові та відпустки

Нормальна тривалість робочого тижня — 40 годин. Усі години понад цю норму оплачуються в подвійному розмірі. Кожен працівник має право на щорічну оплачувану відпустку тривалістю щонайменше 24 календарні дні — зменшувати цей термін заборонено.

Звітність і відповідальність

ФОП із найманими працівниками подає звітність щомісяця протягом 20 календарних днів після завершення місяця. Помилки або прострочення коштують від 1 020 до 2 040 грн штрафу. Неоформлений працівник — це ризик санкцій до 80 000 грн.

Звільнення працівника: що важливо не пропустити

Підстави для розірвання трудових відносин можуть бути різними: за згодою сторін, за ініціативою працівника або роботодавця. Окремий випадок — мобілізація ФОП‑роботодавця: у період особливого стану допускається звільнення без попередження та вихідної допомоги.

У день звільнення ФОП зобов’язаний видати наказ, провести повний розрахунок із працівником, виплатити компенсацію за невикористану відпустку та внести відповідний запис до трудової книжки. Усі ці дії мають бути виконані саме в останній робочий день.

Підсумок

Найм працівників для ФОП означає перехід у принципово інший режим відповідальності. Підприємець одночасно стає роботодавцем із повним набором обов’язків: від кадрового оформлення та дотримання трудових гарантій до своєчасної сплати податків і подання звітності.

Ключовий виклик у цій моделі — не стільки рівень податкового навантаження, скільки системність: будь-яка помилка в документах, строках або розрахунках швидко трансформується у фінансові санкції. Тому рішення про найм персоналу має бути усвідомленим і підкріпленим готовністю вести процеси прозоро, регулярно й без спрощень. У цьому сенсі наймані працівники — це не лише ресурс для росту бізнесу, а й тест на зрілість управління.