Одна команда на десять продуктів: як ми побудували ефективний дизайн-сервіс усередині холдингу

Уявіть, що ваш понеділок починається із запитів від трьох абсолютно різних продуктів: один просить терміново виправити UX-флоу в особистому кабінеті, другий — намалювати банери для маркетингової акції, а третій — провести брейншторм для абсолютно нової фічі. Це не гіпотетична ситуація, а типовий день моєї дизайн-команди, яка працює як внутрішній сервіс для великого холдингу.

Кожен керівник продукту — це, по суті, ваш внутрішній клієнт. І кожен із них вважає свій проєкт найважливішим. Моє головне завдання як керівника — організувати роботу так, щоб кожен із них був задоволений результатом, а моя команда водночас не вигоріла від постійного перемикання контексту.

Щоб не перетворитися на «вузьке місце» й не втратити в якості, ми роками вибудовували власну систему роботи. У цій статті я хочу поділитися не теорією, а практикою: які саме процеси, культурні принципи та підходи до роботи допомогли нам перетворити хаос на налагоджений механізм, який цінують за швидкість та експертизу.

Наша сервіс-модель: ефективність як головна метрика

В основі нашої роботи лежить проста ідея: ми — гнучкий сервіс для проєктів, яким дизайнер потрібен не на фултайм. Наша перевага у здатності швидко зануритись у контекст і якісно закрити задачу. Ми не просто «відділ дизайну», ми партнери для продуктових команд.

Так склалося історично: були команди, які запускали продукти силами розробників, і коли з'явилася потреба в дизайні, наш відділ почав розвиватися як внутрішня агенція. Спочатку дизайнери працювали над багатьма проєктами одночасно, що призводило до зниження якості та швидкості, тому з часом ми перейшли на модель «один дизайнер — один продукт/ніша».

Тепер наші ключові метрики орієнтовані не на кількість годин, а на операційну ефективність:

Звісно, у мультипроєктному середовищі виникають конфлікти пріоритетів. Ми вирішуємо це завдяки тому, що більшість наших дизайнерів мають певний запас ресурсу й можуть виділяти його на інші проєкти. А для пікових навантажень у нас є пул перевірених фрилансерів, які завжди готові допомогти.

Підписуйтеся на наші соцмережі

Щодо нових проєктів, то тут процес чітко налагоджений. Як лід команди я особисто займаюся їхнім онбордингом: проводжу зустрічі, дізнаюся про їхній запит на дизайн та очікування. Після цього виділяю дизайнера з найбільш відповідною експертизою. Коли з часом запит на дизайн збільшується, ми вже приймаємо рішення про найм окремої людини під цей напрям.

Філософія наших інструментів і стандартів

Ефективність неможлива без стандартизації. Але ми стандартизуємо не креативність, а підходи до роботи, щоб кожен у команді міг легко зрозуміти проєкт колеги. Моє улюблене правило, яке я завжди повторюю команді: «Усе має бути в Auto Layout».

За цією простою фразою ховається глибокий зміст. Для мене Auto Layout — це про організацію та систематизацію. Якщо твій макет організований, він має зрозумілу структуру та неймінг елементів, то з таким макетом зможе працювати будь-хто. Це основа нашої взаємозамінності та швидкості.

Ця філософія поширюється й на організацію файлів. У нас є чіткий поділ:

Завдяки цьому, а також спільній семантиці іменування компонентів, ми розмовляємо однією мовою, навіть працюючи над абсолютно різними продуктами. Важливо, що ми не маємо єдиної дизайн-системи для всього холдингу. Кожен проєкт унікальний і має власну систему, що відповідає його специфіці. Це дає нам гнучкість, але завдяки спільним стандартам організації файлів дизайнери з інших проєктів можуть легко «зануритися» в роботу колеги.

Процеси, орієнтовані на клієнта

Кілька років тому я зіткнувся з проблемою, яка мене дуже турбувала. Для мене було боляче чути, коли до мене чи моїх дизайнерів приходив клієнт і запитував: «А що там з моєю задачкою?» Це був чіткий сигнал, що ми недостатньо якісно прокомунікували статус.

Щоб розв'язати цю проблему, ми налаштували автоматизацію в Jira. Тепер, коли дизайнер бере задачу в роботу або завершує її оцінку, клієнт отримує автоматичне сповіщення. Це мало подвійний ефект. По-перше, зняло напругу з клієнтів. По-друге, підвищило відповідальність самих дизайнерів за проактивну комунікацію, яка в наших умовах не менш важлива, ніж якість макетів.

Люди та культура

Інструменти та процеси — це важливо, але справжня сила — у людях. У нашій гібридній команді, де є штатні дизайнери та фрилансери, культура відкритості та довіри є ключовою.

Наші фрилансери — це майже повноцінні працівники. Вони отримують доступ до внутрішніх каналів Jira та Slack і можуть напряму спілкуватися з усіма. Відповідальність за їхній онбординг і контроль лежить на закріпленому дизайнері, що розвантажує мене як ліда. Окрім штатних лідів, які є експертами у своїх продуктах, ми також залучаємо фрилансерів, що закривають другорядні задачі — графіку, 3D, анімацію. При наймі я звертаю увагу на продуктовий досвід і знання ніші, а також на організованість, що є критично важливим для нашої моделі роботи.

Я як керівник постійно слухаю та шукаю рішення. Слухаю команду продукту, їхні очікування та проблеми, а також слухаю дизайнерів, щоб зрозуміти, що заважає їм працювати краще. Виходячи з цього, я шукаю шляхи вдосконалення наших процесів. Звісно, трапляються й складні ситуації. Якщо клієнт незадоволений роботою, я завжди вислуховую обидві сторони. Моя мета — зрозуміти корінь проблеми та відновити якісну співпрацю. Зазвичай це вдається. Але я не боюся приймати рішення: інколи доводиться знімати дизайнера з проєкту та міняти на іншого заради успіху продукту.

І, звісно, ми любимо та використовуємо ШІ. В умовах високої інтенсивності це інструмент, який допомагає нам зменшити час на рутину: поверхневий аналіз, написання текстів (бувай, Lorem Ipsum!), генерація зображень і пошук референсів.

Замість висновку

В основі нашої культури лежить внутрішній документ — «Портрет нашого дизайнера». Він описує, що ми робимо, як ми комунікуємо і які запитання ставимо. Але його ключова теза, наш головний орієнтир, звучить так:

«Насамперед ми як дизайнери вирішуємо проблеми користувача та бізнесу. Це повинно бути основою, від якої ми відштовхуємось перед тим, як починати роботу над будь-якою задачею та проєктом».

Саме цей фокус на розв'язання реальних проблем, а не на «малюванні картинок», у поєднанні з гнучкими процесами та сильною командою, і дає змогу нашому дизайн-сервісу бути по-справжньому цінним для всього холдингу.