Український бізнес зможе підписувати документи з ЄС онлайн: як це працює
Українські компанії отримали можливість підписувати документи з партнерами в Європейському Союзі онлайн за допомогою європейських кваліфікованих електронних підписів (QES). Про це йдеться у прес-релізі.
Нову функцію запустила екосистема цифрових сервісів для бізнесу «Вчасно» у сервісі «Вчасно Підпис». Вона має допомогти компаніям скоротити витрати на міжнародну доставку документів і швидше погоджувати договори, замовлення та платежі.
Як працює електронне підписання документів із ЄС
Процес обміну документами відбувається онлайн. Українська компанія завантажує документ у сервіс «Вчасно Підпис», накладає свій підпис і надсилає європейському партнеру посилання. Контрагент відкриває його та підписує документ власним кваліфікованим електронним підписом.
За інформацією компанії, європейському партнеру не потрібно реєструватися у «Вчасно», щоб підписати отриманий документ.
Для роботи з сервісом українській компанії потрібен сумісний європейський кваліфікований електронний підпис. Якщо підприємство вже має підпис від одного з підтримуваних європейських надавачів, оформлювати новий не потрібно.
Якщо такого підпису немає, його можна оформити дистанційно з України через польського кваліфікованого надавача Certum. Команда «Вчасно» супроводжує процес отримання підпису, який, за даними компанії, зазвичай займає кілька днів.
Підписуйтеся на наші соцмережі
Навіщо бізнесу переходити на міжнародний електронний документообіг
Європейський Союз залишається одним із ключових торговельних партнерів України. За наведеними у повідомленні «Вчасно» даними, у 2025 році на країни ЄС припадало 58% українського експорту та 47% імпорту товарів.
Для компаній, які працюють із закордонними контрагентами, паперовий документообіг може означати додаткові витрати на кур’єрську доставку та кілька днів очікування оригіналів. Через це можуть затримуватися погодження договорів, відвантаження товарів і проведення оплат.
Електронне підписання дає змогу передавати документи без фізичного пересилання паперових примірників. Це особливо актуально для компаній, які регулярно укладають міжнародні договори, погоджують закупівлі або працюють із партнерами в кількох країнах.
Скільки компанії витрачають на пересилання документів
Потребу в цифровізації міжнародного документообігу демонструють і приклади великих підприємств. Зокрема, ІП «Кока-Кола Беверіджиз Україна Лімітед» працює з партнерами у 30 країнах і планує використовувати міжнародне електронне підписання документів.
За інформацією компанії, лише у 2026 році вона підписала 341 документ у межах міжнародної діяльності. Частину документів досі доводиться пересилати в паперовому вигляді.
За його словами, перехід на цифровий формат має допомогти компанії скоротити витрати та прибрати зайві затримки в роботі з міжнародними партнерами.
Водночас конкретний ефект від переходу на електронне підписання залежатиме від кількості документів, особливостей договорів і того, наскільки активно контрагенти використовуватимуть цифровий формат.
Чи має європейський електронний підпис юридичну силу
У Європейському Союзі кваліфікований електронний підпис регулюється регламентом eIDAS. Згідно зі статтею 25 цього документа, кваліфікований електронний підпис має юридичну силу, еквівалентну власноручному підпису. Кваліфікований підпис, заснований на сертифікаті, виданому в одній державі-члені ЄС, визнається кваліфікованим і в інших державах-членах. Джерело — регламент eIDAS на EUR-Lex.
В Україні визнання іноземних електронних довірчих послуг регулює Закон «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Його стаття 38 передбачає механізми визнання іноземних послуг, зокрема спеціальні положення щодо європейських кваліфікованих надавачів. Визнання залежить від дотримання передбачених законом умов. Джерело — Закон України №2155-VIII.
Для бізнесу це означає, що під час переходу на міжнародний електронний документообіг важливо перевіряти не лише технічну сумісність підписів, а й юридичні вимоги до конкретного документа та угоди. Для окремих типів правочинів можуть діяти спеціальні вимоги до форми або способу підписання.
Що зміниться для українських компаній
Запуск міжнародного електронного підписання у «Вчасно Підпис» дає українським компаніям додатковий інструмент для роботи з європейськими партнерами без пересилання паперових оригіналів.
Найбільшу практичну користь новий формат може принести підприємствам, які регулярно оформлюють міжнародні договори, закупівельну документацію та інші документи, що потребують підписів обох сторін.