Від ручної роботи до автоматизації: як перетворити ваш фінансовий відділ на високопродуктивний механізм

А у вас теж асоціація, що всі фінансисти на світі сидять вічно у документах, папірцях, а поруч купа тек та шафок під ключ? І яка там може бути автоматизація?! Ну максимум якісь таблиці Еxcel, може ще Power BI. А якщо я вам скажу, що у нас замість трьох кабінетів архіву з паперами тепер максимум дві теки, а замість 50 табличок один звіт у Power BI. Що фінансову операційку можна максимально автоматизувати на користь для всього бізнесу.

Наприклад, щоб забрати паперову рутину майже на 100% та вдесятеро пришвидшити важливі процеси та заощаджувати щонайменше 500 тис. грн на рік. Принаймні такі результати з особистого досвіду. Навіть більше, я спокійно поділюся з вами тим, як це вдалося зробити. 

Погодьтеся, у кожного є що пригадати про те, якими були процеси на початку вашого кар'єрного шляху і якими вони є зараз. Рівно 5 років тому я почала працювати у Hillel IT School. Тут я очолила фінансовий відділ і, озираючись на свій пройдений шлях, відверто можу не просто зафіксувати, яких змін вдалось досягти, але й максимально розкрити наш кейс. Так, щоб цей досвід для когось став у пригоді та, можливо, з користю для вашого бізнесу використати наведені приклади розв'язання завдань. 

Топ-5 процесів, щоб вибудувати ще більш ефективну та точну систему

1. Автоматичне рознесення банківських виписок

ФАКТ: 10 хвилин на все. У 2019 році на 100 платіжок ми витрачали майже 3 години на день, а тепер – у 18 разів менше. І це на прикладі елементарного рознесення банківських виписок. Тобто раніше майже пів робочого дня могла займати ця рутина задача, якби нею займалась одна людина, яка б вручну вносила всі дані. Завдяки автоматизації ми не тільки звільнили час співробітників, але й знизили ризик помилок на 30%. 

Так, я про те, що є можливість значно скоротити час і полегшити життя вашому співробітнику щодо операційних задач, які в тому числі і для бізнесу рутина, але при цьому важливі складові й без яких неможливо працювати. 

Що для цього зробили? Ми створили систему автоматичного генерування платіжних доручень для вхідних та вихідних платежів з різних банків. Тепер, завдяки цій автоматизації, на звірку залишків по банках витрачається лише до 10 хвилин.

Додатково це значне покращення дозволяє нам:

Все це  допомагає ще ефективніше керувати фінансами та оптимізувати роботу фінансового відділу.

Підписуйтеся на наші соцмережі

2. Крок до безпаперового офісу. Перехід на електронний документообіг

ФАКТ: 97% усього документообігу ми перевели в електронний вигляд у 2022 році. Таким чином позбавили паперової бюрократії понад 600 своїх викладачів, співробітників та партнерів. А вже у 2023 році ми першими в Одесі перевели в електронний формат усі журнали з пожежної безпеки та охорони праці. Все це як мінімум зменшило витрати на папір, друкування, кур'єрську доставку. І в цьому питанні дає можливість нашій компанії заощаджувати понад 500 тисяч гривень на рік. 

Що для цього зробили: створили чіткий план переходу на ЕДО: почали з замовників, далі — постачальників, після цього — співробітників та викладачів компанії. Наступний етап — інтеграція сервісу «Вчасно» з нашою внутрішньою системою. Щодо інструктажів з питань охорони праці, цивільного захисту, пожежної безпеки та дій у надзвичайних ситуаціях, то зробили наступне. Звернулися до компанії, що займається цими питаннями, пояснили принципи роботи у «Вчасно» та обговорили всі нюанси: як наші співробітники будуть ознайомлюватися з інструкціями та підписувати документи за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП).

Такий перехід на електронний документообіг не лише підвищує ефективність нашої роботи, але й сприяє інноваційному розвитку компанії та підвищення іміджу серед наших партнерів. Адже більше не потрібно чекати доставки договорів та первинних документів поштою, витрачати час на зворотню відправку підписаних документів, всі ці процеси тепер обліковуються в хвилинах, а не днях. А це допомагає створювати максимально зручні та безпечні умови для всіх учасників процесу.

3. Конструктор договорів: швидко, зручно, надійно

ФАКТ: Готовий договір за 15 хвилин.  Раніше понад однієї  години ми витрачали на укладання одного договору. Це на прикладі нашого стандартного документу та всіх елементарних деталей процедури. Основний напрямок діяльності Hillel IT School  — це надання послуг навчання, в тому числі й юридичним особам. Процес укладання договору зазвичай проходив наступні етапи: збір інформації; створення первинного тексту договору, включаючи всі основні пункти та умови; організація підписання договору обома сторонами, а також архів підписаного документу для подальшого зберігання. 

Що для цього зробили: ми впровадили у нашій внутрішній обліковій системі конструктор договорів. Завдяки цьому інструменту дані контрагента автоматично підтягуються з відкритих реєстрів за кодом ЄДРПОУ, використовується вже сформований шаблон договору, і є лише кілька полів (2-3), які потрібно заповнити та змінити під кожного замовника. Після цього заповнення автоматично формується готовий шаблон договору, який одразу відправляється на візування Замовнику.

Ця автоматизація дозволила скоротити час на задачу в 4 рази, мінімізувала ризик помилок та підвищила загальну ефективність роботи.

4. Оформлення трудових відносин онлайн: зручно та безпечно 

ФАКТ: 2 хвилини замість 1 тижня. Безпека працівників завжди в пріоритеті для нашої компанії, але особливо гостро це питання постало з початком повномасштабної війни. Стало в пригоді те, що процес кадрового документообігу у нас давно був автоматизований. Ми мали можливість приймати на роботу, отримувати заяви від працівників,  видавати розпорядчі документи без відвідування працівниками офісу. 

Що для цього зробили: Всі наші кадрові документи перенесли у сервіс “Вчасно”.  Для спрощення впровадження електронного документообігу ми розробили спеціальні інструкції для наших співробітників, а також ґайд для нових працівників. Тобто, щоб укласти трудовий договір, потрібні лише телефон і ноутбук та декілька хвилин. Новий працівник самостійно реєструється у сервісі, надсилає скани диплома, паспорта та ідентифікаційного коду. Ці дані автоматично потрапляють в нашу внутрішню облікову систему і ми створюємо трудовий договір і підписуємо його з новим працівником онлайн. 

Згідно з дослідженнями:

- інспектор з кадрів заощаджує за рік 447 годин або 18,5 днів (на оформленні відпустки, прийняття звільнення співробітника) 

-  керівник відділу заощаджує за рік заощаджує 31 годину або 1,5 дні

-  сам працівник заощаджує за рік 2,3 години

Цей підхід дозволив нам не лише значно зекономити час, але й підвищити точність та ефективність кадрового обліку. Нові співробітники можуть швидше приступити до роботи, а ми можемо сконцентруватися на важливих завданнях, замість витрачати час на рутинні процедури.

5. Автоматичне сповіщення контрагентів, що необхідно підписати документи 

ФАКТ: Витрати часу множимо на нуль. (або Нуль замість 20 хвилин). Одна з найбільш нагальних проблем в нашому відділі полягала у надсиланні документів та нагадуваннях нашим Замовникам про їх підписання. Раніше на одне таке нагадування співробітник компанії міг витрати в середньому 20 хвилин. Зараз система це робить повністю за нас.

Що для цього зробили: завдяки автоматизації всі первинні документи надсилаються через сервіси “Вчасно” або M.e.doc. Якщо документ не підписується протягом одного дня, система автоматично надсилає Замовнику нагадування на електронну пошту разом з інструкцією, як підписати документ. Ця автоматизація не лише значно зменшила витрати часу на обробку документів, але й підвищила швидкість і точність комунікації з контрагентами. І цей процес став повністю автономним

Підсумок: тож сподіваюсь, наш кейс став історією, яка вкотре просто підтвердить, що  автоматизація фінансових процесів – це не просто тренд, а необхідність для сучасного бізнесу. Дозволяє підвищити ефективність, знизити витрати і звільнити час для більш творчих завдань.

Поради: