Комплаєнс-аудит у сфері охорони здоров’я: Як забезпечити відповідність стандартам та підвищити якість медичних послуг
Кожен бізнес повинен дотримуватися певних правил. «Комплаєнс» (від англ. compliance — відповідність, виконання вимог, правил) — концепція ведення бізнесу з дотриманням:
- законодавства України та інших країн:
- галузевих нормативних документів, стандартів:
- внутрішніх корпоративних документів (етичні кодекси, політики, процедури).
Візьмемо для прикладу правила ISO 27001. Вони показують компаніям, як правильно захищати важливу інформацію та дані.
Оскільки дотримуватися всіх правил непросто, компанії час від часу проводять перевірки. Під час таких перевірок дивляться, чи все робиться правильно та чи виконуються всі потрібні вимоги.
Що таке аудит відповідності?
Аудит відповідності — це коли хтось перевіряє, чи правильно компанія виконує всі правила та закони у своїй роботі.
Такі перевірки можуть проводитися по-різному. Іноді працівники самої компанії перевіряють роботу своїх колег, а іноді запрошують сторонніх експертів для перевірки.
Немає єдиного способу проведення такої перевірки. Все залежить від:
- розміру компанії;
- сфери її діяльності;
- того, що саме потрібно перевірити.
Важливість аудиту відповідності охорони здоров'я
Перевірки в медицині потрібні не для того, щоб знайти помилки і когось покарати. Їхня головна мета — зробити медичну допомогу кращою та безпечнішою.
Коли проводять такі перевірки, спеціалісти спочатку шукають місця, які можна покращити в роботі медичного закладу. Далі вони ретельно перевіряють, чи дотримується лікарня всіх необхідних правил та стандартів. Це допомагає захистити заклад від можливих проблем у майбутньому. В результаті таких перевірок медичний заклад може надавати своїм пацієнтам якісніші та безпечні послуги.
Основні міжнародні стандарти в медицині:
Підписуйтеся на наші соцмережі
- HIPAA (США) — захист особистих медичних даних пацієнтів
- ISO 13485 — стандарти для медичного обладнання
- JCI (Joint Commission International) — міжнародні стандарти якості лікарень
- GDPR (Європа) — захист персональних даних, включно з медичними
- FDA CFR Part 11 — правила для електронних медичних систем
- HL7 — стандарти обміну медичною інформацією
- DICOM — стандарт для роботи з медичними зображеннями
- IEC 62304 — стандарти для медичного програмного забезпечення
Дотримання цих стандартів допомагає медичним закладам надавати якісні та безпечні послуги своїм пацієнтам. Ефективний аудит слід розглядати як можливість підвищити якість медичних послуг шляхом усунення потенційних прогалин та впровадження коригувальних дій.
Основні елементи аудиту програми відповідності
Аудит політик та процедур
Важливим компонентом будь-якого аудиту відповідності є перегляд політик та процедур організації. Вони повинні постійно оновлюватися, щоб відображати зміни в нормативних актах та галузевих найкращих практиках. Аудити повинні оцінювати, як політики доводяться до відома, чи належним чином навчений персонал, і чи існують системи для забезпечення дотримання. Ключові області включають забезпечення виконання політик, інтерв'ю з персоналом для оцінки розуміння та процеси впровадження нових політик.
Скринінг та оцінка
Цей крок передбачає забезпечення належної перевірки організацією працівників, постачальників та незалежних провайдерів щодо будь-яких санкцій чи виключень на державному рівні. Перевірки повинні охоплювати такі бази даних, як Office of Inspector General (OIG), System for Award Management (SAM) та інші списки виключень. Аудитори також повинні оцінювати кількість хибнопозитивних результатів у перевірках, щоб забезпечити ретельність та ефективність процесу.
Адміністрування програми відповідності
Центральним фокусом має бути ефективність роботи відповідального за відповідність та адміністрування програми відповідності. Аудити повинні оцінювати залучення команди з питань відповідності до керівних рішень, своєчасність розв'язання проблем та наскільки добре функція відповідності інтегрується в загальне управління організацією. Такі показники, як кількість ескальованих випадків та час, необхідний для розв'язання проблем відповідності, надають цінну інформацію про ефективність програми.
Моніторинг та аудит
Успішна програма відповідності значною мірою залежить від постійного моніторингу та аудиту. Це включає відстеження внутрішніх звітів із таких систем, як гарячі лінії, та перегляд показників, щоб побачити, чи призводять коригувальні дії до покращень. Аудитори повинні забезпечити незалежність аудитів відповідності, їх базування на даних, і постійне оновлення організацією своїх процесів аудиту відповідно до змін у нормативних актах та внутрішніх оцінок ризику.
Як правильно спланувати перевірку організації
Щоб правильно перевірити роботу організації, потрібен чіткий план. Цей план має зосередитися на найважливіших моментах, де можуть виникнути проблеми. Коли складають план, враховують внутрішні правила організації та вимоги законів. План не може бути сталим — його постійно оновлюють, особливо коли змінюються закони чи правила роботи. Найбільше уваги приділяють тим ділянкам роботи, де ризик проблем найвищий.
Перевірку треба проводити так, щоб охопити всю організацію, але не створювати зайвого навантаження на працівників. Важливо не перевіряти одне й те саме кілька разів. Вся інформація про перевірки збирається в одному місці — це допомагає краще бачити загальну картину та уникати повторних перевірок одних і тих самих речей.
Такий підхід до планування та проведення перевірок допомагає організації працювати краще та уникати серйозних проблем у майбутньому.
Пріоритезація зон ризику
Важливою частиною будь-якого аудиту є забезпечення того, що організація зосереджується на зонах найвищого ризику. Ці зони можуть змінюватися з часом через оновлення нормативних актів або внутрішні зміни, тому аудити повинні бути гнучкими та реагуючими. Фактори, які слід враховувати при пріоритезації зон ризику, включають:
- внутрішні ризики, виявлені через аудити або звіти;
- зовнішні ризики, такі як нові нормативні акти або посилений державний нагляд;
- минулі проблеми, такі як переплати або нормативні порушення;
- внутрішні дані бенчмаркінгу, які показують області, де організація може не досягати своїх цілей.
Документація та постійне вдосконалення
Нарешті, всі процеси та результати аудиту повинні бути ретельно документовані. Це включає план аудиту, результати аудиту та будь-які вжиті коригувальні дії. Документація не лише забезпечує відповідність, але й допомагає організації відстежувати свій прогрес та демонструвати покращення регуляторам. Постійне вдосконалення є метою будь-якого ефективного процесу аудиту, і організації повинні послідовно переглядати свої процедури, щоб забезпечити досягнення своїх цілей щодо відповідності.
Як інфраструктурні рішення допомагають у проведенні аудитів
У сучасній медицині відповідність стандартам безпеки та захисту даних тісно пов'язана з технічною інфраструктурою. Gart Solutions, як експерт у DevOps, хмарних та інфраструктурних рішеннях, може значно спростити процес комплаєнс-аудитів для медичних закладів.
Компанія допомагає налаштувати автоматизовані системи моніторингу, які постійно відстежують відповідність IT-інфраструктури вимогам безпеки. Це особливо важливо для захисту конфіденційних даних пацієнтів згідно з вимогами HIPAA та інших стандартів. Автоматизація збору даних для аудиту зменшує навантаження на персонал та мінімізує людський фактор при перевірках.
Gart Solutions також забезпечує належне резервне копіювання даних, контроль доступу та захист від кіберзагроз — все це є критичними пунктами при проведенні аудитів у медичних закладах. Завдяки досвіду роботи з хмарними технологіями, компанія допомагає медичним організаціям безпечно зберігати та обробляти дані відповідно до всіх регуляторних вимог.
Висновок
Аудит програм відповідності (Compliance аудит) у сфері охорони здоров'я є комплексним процесом, який торкається кожної частини організації. Він є важливим для підтримки нормативної відповідності, зменшення ризиків та покращення якості медичних послуг.