Ця зустріч могла бути email'ом: як проводити менше онлайн-зустрічей та визначати коли вони потрібні
Усі ми були на дзвінку, який змушував нас подумати: «Це навіть мене не стосується», «Я нічого тут не навчуся» або, найгірше, «Ця зустріч могла бути електронним листом».
Ви могли б змиритися з дурними зустрічами, прийнявши їх як неминучий аспект роботи, але вони не є неминучими; їх цілком можна уникнути.
Зайві дзвінки є ознакою несприятливого робочого місця. І це не повинно бути так! Ось як розпізнати, коли зустріч непотрібна, і дієві поради щодо їх скорочення.
Чому безглузді зустрічі та дзвінки шкідливі для бізнесу
На це є одразу кілька причин.
Непотрібні зустрічі дорого коштують. Зайві зустрічі не тільки виснажують, але й коштують значної втрати продуктивності.
Годинна зустріч п'яти осіб із середньою зарплатою 100 тис. грн коштує 3,5 тис. грн. Помножена на сотні (якщо не тисячі) годин, витрачених на безглузді зустрічі, вартість збільшується.
Навіть ця цифра є заниженою, оскільки учасники зазвичай припиняють роботу над завданнями за 15–20 хвилин до зустрічі (включно з віртуальними) і втрачають час, зосереджуючись на завданнях після зустрічі, що є поширеним ефектом перемикання завдань.
Співробітники, які відвідують кілька зустрічей щодня, постійно змінюють завдання та намагаються встигати за розкладом, у результаті ніколи не мають безперервного часу для цілеспрямованої роботи.
Підписуйтеся на наші соцмережі
Не дивно, що Harvard Business Review сказав: «Час є найдефіцитнішим ресурсом організації, який найчастіше витрачається даремно». Безглузді зустрічі знижують продуктивність. Щоб припинити легковажне витрачання такого дорогоцінного ресурсу, як час, організації повинні змінити своє уявлення про те, що таке зустріч та навіщо вони потрібні.
Навіщо проводити мітинги
Єдина мета зустрічі – досягти консенсусу. Щоб зрозуміти, чому потрібна зустріч чи ні, і ефективно навчитися проводити менше зустрічей, розділіть поширення інформації на дві категорії: синхронне та асинхронне.
Синхронне спілкування або обмін інформацією в режимі реального часу, як-от зустрічі, має бути зарезервовано виключно для прийняття рішень. Зустрічі не є початком процесу прийняття рішень, а кінцем. Під час зустрічей команда гарантує, що всі відповідні факти вже розглянуті, і зобов’язується обрати наступні дії. Все перед зустріччю має відбуватися асинхронно.
Асинхронний зв’язок включає затримку між тим, коли хтось надсилає повідомлення, та моментом, коли отримувач його читає та реагує на нього, як-от електронні листи та повідомлення Slack. Поширення інформації повинно відбуватися через асинхронну комунікацію, де люди можуть сприймати та обробляти факти у свій час.
Щоб уточнити, не є приводом для онлайн чи офлайн зустрічі:
- Соціальне залучення
- Оголошення компанії
- Мозковий штурм
Створення позитивної корпоративної культури має важливе значення, але спілкування має бути окремою справою; це не ділова зустріч. Оголошення компанії можна легко надіслати електронною поштою. Нікому не потрібно чути, як колега говорить вголос речі, які могли б прочитати в електронному листі свого часу. І мозкові штурми є одними з найбільших винуватців неефективних зустрічей.
Якщо сеанси мозкового штурму проводяться особисто, їх слід проводити групами з чотирьох (чи менше) осіб. Чому не велика група? По-перше, коли ви збираєте кількох людей для мозкового штурму, найгучніша, високооплачувана та найдомінантніша людина, зазвичай чоловік, має тенденцію домінувати в розмові. Усі інші заглушаються. І який сенс наймати працівників, щоб не помічати їхню професійну думку?
По-друге, великі групи мозкового штурму значно менш продуктивні, ніж окремі особи, залишені на мозковий штурм поодинці. Ось чому кращий підхід до мозкового штурму – надіслати людям проблему електронною поштою та попросити їх відповісти зі своїми думками та пропозиціями до певного терміну.
Якщо ви не впевнені, чи ваша проблема потребує зустрічі, дотримуйтеся цього протоколу як основної поради для підвищення продуктивності в офісі. А ще краще запропонуйте своєму менеджеру запровадити цей протокол у всій компанії.
5 ознак того, що ваша зустріч мала бути електронною поштою
Не всі зустрічі однакові. Деякі необхідні для прийняття рішень і співпраці, тоді як інші призводять до втрати дорогоцінного часу та ресурсів. Щоб допомогти вам визначити, чи варта ваша зустріч, чи її варто замінити електронною поштою, розгляньте ці п’ять ключових ознак.
-
1
Немає порядку денного : якщо немає чіткого порядку денного, зустріч, швидше за все, непотрібна. Зустрічі завжди повинні мати конкретну мету та структуру.
-
2
Розповсюдження інформації: якщо основною метою є обмін інформацією без необхідності обговорення, це слід робити асинхронно. Натомість надішліть електронний лист.
-
3
Регулярні оновлення: регулярні оновлення, які не вимагають групового обговорення, краще підходять для електронних листів. Асинхронне спілкування може ефективно обробляти ці оновлення
-
4
Низька залученість: якщо більшість учасників не залучені, зустріч не додає цінності та, ймовірно, її можна замінити електронним листом.
-
5
Відсутність прийняття рішень: якщо рішення не приймаються, це вагомий показник того, що зустріч непотрібна. Зустрічі мають бути останнім кроком у процесі прийняття рішень, а не лише оновленням статусу.
Як скоротити кількість зустрічей на робочому місці
- Впроваджуйте політику зустрічей: визначте чіткі критерії необхідності проведення зустрічей. Зустрічі мають бути рідкісними та скликатися лише для досягнення консенсусу. Переконайтеся, що всі розуміють ці вказівки.
- Заохочуйте асинхронне спілкування: використовуйте такі інструменти, як Slack, Microsoft Teams і документи для спільної роботи, щоб полегшити спілкування без необхідності зустрічей. Поширюйте інформацію асинхронно, щоб уникнути непотрібних зустрічей.
- Встановіть високу планку для планування зустрічей : вимагайте детального порядку денного та підготовки до зустрічі. Немає порядку денного, немає зустрічі. Переконайтеся, що зустрічі мають чітку мету, зосереджену на прийнятті рішень.
- Обмежте тривалість і частоту зустрічей: зустрічі повинні бути короткими та рідкісними.
Як визначити, чи потрібна зустріч
Сторона, яка скликає нараду, має виконати три кроки, перш ніж зустріч відбудеться:
-
1
Організатори зустрічі повинні поширювати відповідну інформацію та запитувати фідбек через асинхронні канали перед плануванням зустрічі.
-
2
Організатори повинні розповсюдити порядок денний зустрічі, структуруючи, які проблеми вирішуватимуть учасники.
-
3
Вони повинні якнайкраще спробувати знайти рішення у формі короткого письмового дайджесту. Дайджест не повинен займати більше сторінки або двох, де обговорюється проблема, міркування та рекомендації.
Ці кроки вимагають більше зусиль наперед, але це саме суть. Скликати зустрічі сьогодні надто легко, тому їх у нас забагато. Швидке ознайомлення всіх, запитування їхньої думки, розповсюдження порядку денного та підготовка брифінгу не лише економить час, швидше переходячи до суті, але й забезпечує проведення лише найважливіших зустрічей.