Цифровізація у дії: група компаній автобізнесу «Віннер» заощаджує понад 200 тис. грн лише на одному проєкті

Сьогодні людський ресурс є найціннішим для компанії, а цифровізація допомагає підвищити його ефективність та заощадити час. 

Один із прикладів, як бізнес може оптимізувати звичні рутинні процеси — впровадження електронного документообігу та цифрових підписів. Наталія Хорощак, директорка з правових питань ТОВ «Віннер Імпортс Україна, Лтд», розповідає, як їм вдалося перевести 70% документів в ЕДО і забезпечити підписання документів в умовах війни.

Історія електронного документообігу та цифрових підписів 

Коли розпочалася пандемія COVID-19, компанії групи «Віннер» швидко адаптувалися до дистанційного формату. Адже ще з 2012 року розробили і запустили внутрішню систему електронного документообігу, якою користуються й досі. Архітектура програми охоплює усі компанії, забезпечуючи чіткий порядок погодження, підписання і зберігання документів, що суттєво спрощує процеси для працівників. Головна мета — ефективність, мобільність, можливість швидкого пошуку та перегляду документів. 

Наступною метою стало впровадження цифрового підпису, аби взагалі позбутися паперів. Це дозволило б зменшити рутинні дії, пов'язані з обігом документів, та сфокусуватися виключно на професійному розвитку. Однак ми не змогли одразу втілити ідею в життя, тому що перші цифрові підписи були занадто складні у використанні. Не було розуміння, як інтегрувати їх у нашу систему електронного документообігу та як видавати працівникам цифрові флешки/токени з підписами. Враховуючи все це, ми вирішили відтермінувати їхнє впровадження. 

Підписуйтеся на наші соцмережі

Як мрія про цифровий підпис збулася у найжорстокіших реаліях

З початком повномасштабного вторгнення команда зрозуміла, що багато проблем із підписанням документів можна вирішити через впровадження цифрових підписів. Наші ключові гравці — це директори та менеджери, які перебували у різних країнах та містах України. Варіанти, коли людина з'являється в офісі для фізичного підпису або ж отримання цифрового носія з підписом, були недоступні. Ми вирішили запустити КЕП, інакше доведеться призупинити багато бізнес-процесів. 

Нам допомогли саме наші працівники, які стали драйверами змін у компанії.  Вони мають відчути, що дотичні до чогось великого й важливого, що у майбутньому полегшить їхнє життя. Наприклад, це звільнить співробітників від паперової роботи для завдань, які сприятимуть їхньому професійному розвитку. 

Впровадження цифрового підпису тривало майже місяць. У віддаленому доступі ми завантажували та підтверджували документи у сервісі цифрових рішень для бізнесу «Вчасно». Багато зусиль пішло на внутрішні процеси та побудову комунікації у команді. Спеціально для цього розробили покрокову інструкцію з впровадження цифрового підпису та користування ним. Це мінімізувало стрес для колег та полегшило процес адаптації. 

Компанія успішно цифровізувала 70% документообігу. У паперовому форматі залишилися тільки договори з іноземними контрагентами та протоколи загальних зборів, оскільки їх підписують представники міжнародних компаній, а також частина контрагентів, які ще не наважилися на цифровізацію.

Переваги впровадження електронного документообігу та цифрових підписів 

Мобільність працівників та швидкість надання послуг. У час електронного документообігу та цифрових підписів, найбільшою цінністю для працівників є можливість працювати у будь-якій точці країни або навіть світу. 

Зменшення навантаження. Цифровізація суттєво зменшує час на виконання різних завдань. До впровадження КЕП процедура підписання договорів з дилерами потребувала значних зусиль (враховуючи процес друку, перевірки документів та їхнє двостороннє пересилання), а підготовка розпочиналася за рік. Проте із впровадженням цифрового підпису ситуація кардинально змінилася. Ми заощадили 7 місяців робочого часу наших працівників й успішно підписали перші 60 договорів з дилерами лише за три місяці користування КЕП.

Економія фінансів компанії. Лише під час реалізації одного з проєктів — підписання договорів про співпрацю з дилерами та сервісними партнерами — компанія заощаджує на друкуванні 228 943 грн.

Зниження рівня незадоволеності клієнтів. Ми постійно проводимо опитування, аби зрозуміти свої слабкі та сильні сторони. Прихильність внутрішніх клієнтів залишалася незадовільною довгий період. Причому питання були не до професійності обслуговування, а саме до технічної частини. Наприклад, затримки з боку юридичного відділу. Цифровізація автоматизувала процеси, які до цього забирали багато часу у юристів. Також ми запустили єдиний вебсайт для групи компаній для зручної навігації клієнтів та пошуку потрібної інформації. Щойно ми покращили технічну частину нашої робити, рівень задоволеності клієнтів стрімко зріс. 

Мета на 2024 рік — впровадження ЕДО на 100%, а також переведення на цифровий підпис 90% документообігу, аби працівники стали мобільними та мали більше часу для професійного розвитку.