Автоматизація проти звички: чому бізнес досі боїться тендерів і як змінюється культура закупівель

Наталія Ковальова, CEO майданчика Zakupivli.Pro

Найчастіше питання від компаній, які вперше дивляться в бік публічних закупівель, звучить зовсім не так, як можна очікувати. Це не «як подати пропозицію?» — технічно це кілька кроків, і їх опановують за вечір. Питають інше: «а там взагалі є сенс?»

Це вже питання не про систему. Це питання про віру в неї. Чи дійсно брати участь в державних тендерах доцільно і вигідно? Давайте розбиратися разом. 

Страх, у якого минув термін придатності

Уявлення про держзакупівлі у більшості українських підприємців сформувалося до 2016 року. Тоді оголошення про тендери друкували в паперовому «Віснику державних закупівель» тиражем у кілька сотень примірників. Доступ до інформації сам собою був привілеєм, а «зв'язки» справді вирішували, бо альтернативи просто бракувало.

Минуло десять років. Ринок став іншим. Ми бачимо це щодня: компанія реєструється, відкриває перший тендер, читає документацію — і зникає. Найчастіше причина звучить як «там усе вирішено». Хоча коли ми розбираємо конкретну закупівлю разом із клієнтом, виявляється, що зупинив його незнайомий процес, а зовсім не чиясь домовленість.

Що змінилося тільки за останній рік

Люблю говорити про зміни цифрами, бо в закупівлях цифри доступні всім.

Змінилися тарифи. З 7 червня 2026 року працює нова модель тарифікації (постанова Кабміну № 565). Раніше плата за участь залежала від бюджету замовника — і тендер на кілька мільйонів коштував однаково для того, хто заходив на весь обсяг, і для того, хто пробував сили на невеликому лоті. Тепер ви платите 0,3% від власної цінової пропозиції плюс ПДВ. Найважливіше: дві третини суми повертаються, якщо ви договір не уклали. У Prozorro Market плата становить 2% від ціни пропозиції, і тим, хто договір не уклав, вона повертається повністю.

Підписуйтеся на наші соцмережі

Для новачка це змінює логіку входу. Перевірити гіпотезу «чи є на цьому ринку місце для нас» менше.

Часу на підготовку побільшало. З 1 вересня 2026 року набирають чинності зміни за постановою № 957: для всіх відкритих торгів діятиме єдиний мінімальний строк подання пропозицій — 15 календарних днів. Раніше на товари й послуги давали 7 днів. Для компанії, яка бере участь уперше й тільки вчиться збирати пакет документів, різниця між сімома і п'ятнадцятьма днями — це різниця між «встигли» і «спробуємо наступного разу».

Демпінг перестав бути стратегією. Система автоматично визначає аномально низьку ціну: якщо пропозиція на 40% і більше нижча за середню серед інших учасників або на 30% і більше нижча за наступну, учасник має обґрунтувати її протягом одного робочого дня. Виграє той, хто вміє порахувати собівартість, а не той, хто готовий працювати в мінус.

Попереду — нова рамка. Новий Закон «Про публічні закупівлі» № 4888-IX уже чинний і вводиться в дію 24 березня 2027 року. Це системна європейська перебудова сфери, і готуватися до неї бізнес почне саме зараз.

Де досі складно — і я скажу про це прямо

Було б нечесно розповідати тільки про хороше, тож назву те, з чим наші клієнти справді стикаються.

• Строки після аукціону жорсткі. На усунення невідповідностей у документах є 24 години, і таке повідомлення замовник надсилає одному учаснику лише один раз. Переможець має завантажити свої документи протягом чотирьох днів. Перемога вимагає такої ж уваги, як і подача.

• Оскарження коштує грошей. Скарга до АМКУ — це 0,3% очікуваної вартості при оскарженні умов документації або 0,6% при оскарженні рішень замовника, мінімум 2 тис. грн. Кошти повертаються, якщо скаргу задовольнили. Інструмент захисту працює, і закладати його вартість у розрахунок варто заздалегідь.

• Prozorro Market потребує підготовки. Кваліфікація проходить за категоріями: одна заявка — одна група товарів за класифікатором ДК 021:2015. Для пального чи фармацевтичної продукції знадобляться ще ліцензії та підтвердження матеріально-технічної бази. Сама кваліфікація безкоштовна, а от часу займе більше, ніж очікують.

Ми в Zakupivli.Pro виходимо з простого: користувач має знати повну картину до того, як вкладе в неї гроші й час.

Культура вже змінилася — просто тихо

Найпоказовіша зміна помітна в тому, як часто бізнес заходить у закупівлі.

За даними Опендатабот, у 2021 році на одного ФОПа-переможця припадало близько 6,2 закупівлі на рік. У 2025-му — уже майже 18. Кількість підприємців-переможців за 2025 рік на 38% перевищила показник до повномасштабного вторгнення. А станом на початок липня 2026 року 83 422 ФОПи виграли 923 739 тендерів.

За цими цифрами стоїть зміна поведінки. Тендер перестав бути подією, до якої готуються місяць і згадують рік. Він став процесом: компанії ставлять участь у закупівлях на потік, заводять окрему людину або напрям замість того, щоб час від часу доручати це юристу «між справами». Так виглядає перехід від разової спроби до каналу продажів.

Змінюються й замовники. Конкуренція стала для них показником якості роботи: коли на закупівлю приходить один учасник, це і дорожче, і складніше пояснити під час аудиту. Замовник сьогодні зацікавлений, щоб про його тендер дізналося більше компаній, — і це нова реальність порівняно з тим, як цю сферу уявляють ззовні.

І головне. Прозорість перестала бути гаслом і стала робочим інструментом. Історія договорів замовника, ціни попередніх закупівель, кількість учасників у вашій категорії — усе це доступне до того, як ви подасте пропозицію. Прозорість корисна саме на етапі рішення, а не як розрада після програшу.

Що з цим робити

Звичка змінюється повільніше за правила — це нормально і для людей, і для ринків. Але зараз склалося зручне вікно: до березня 2027 року, поки система переходить на новий закон, разом із нею перевчитися легше.

Практично це означає три речі. Подивитися свою категорію в аналітиці й побачити реальні цифри ринку. Спробувати один невеликий лот, щоб пройти шлях цілком і зрозуміти механіку. І порахувати свою мінімальну ціну до аукціону, а не під час нього.

Публічні закупівлі — прозорий і передбачуваний канал продажів. У ньому виграє той, хто уважно читає умови й тримає дедлайни.