А у Степана коли закінчується бронювання?» Чому це питання не має діставатися HR
«А у Степана коли закінчується бронювання?» Майже в кожній компанії, з якою ми говорили про кадрові процеси, це питання звучить у той чи інший спосіб. І майже завжди відповідь шукають у таблиці, яку хтось оновлював десь минулого місяця.
За час війни військове бронювання стало для HR окремим процесом зі своїми документами, перевірками та відповідальністю. Правила змінюються, статуси працівників теж, а помилка тут коштує значно більше, ніж пропущена заява на відпустку. За кожним рядком таблиці стоїть людина, яка розраховує, що компанія все відстежує.
Де ламається ручний процес
Нещодавно до нас звернулася компанія, де бронюванням займався відділ кадрів вручну. Процес виглядав знайомо: дані в кадровій базі, дані в реєстрі військовозобов'язаних, таблиця посередині та багато документів для кожного працівника.
Головною проблемою була актуальність. Поки одна людина перевіряла статуси, дані вже встигали змінитися. Керівники підрозділів дзвонили в HR з тими самими питаннями, а кадровики витрачали час на звірки замість роботи з людьми.
На мою думку, це класичний приклад процесу, який тримається на уважності однієї-двох людей. Поки вони на місці і не перевантажені, все працює. Щойно хтось йде у відпустку або змінюються правила, система починає сипатися.
Підписуйтеся на наші соцмережі
Що ми зробили
Ми передали моніторинг бронювання зв'язці RPA-робота і штучного інтелекту. Система сама бере дані з кадрової бази та реєстру військовозобов'язаних і перевіряє, хто з працівників підлягає бронюванню та чи відповідає поточним вимогам. Далі вона стежить за статусом кожного бронювання і попереджає відповідальних, коли дані треба оновити.
Коли статус працівника змінюється, заяви, довідки й підтвердження формуються автоматично. Звіти для державних органів і внутрішніх перевірок теж. Усі зміни одразу бачать HR і керівники підрозділів, тож питання про Степана більше не потребує дзвінка.
Робот тут відповідає за дії в системах: забрати дані, сформувати документ, надіслати повідомлення. ШІ допомагає там, де дані не вкладаються в жорстке правило. Останнє слово в спірних випадках залишається за людиною.
Що змінилося
Замість кількох таблиць у компанії тепер одна актуальна картина. Помилок у даних стало менше, бо їх перевіряє система, а не втомлена людина наприкінці дня. HR витрачає менше часу на документи та звірки.
Для мене ж найважливіше інше: система підлаштовується під зміни в законодавстві. Коли правила оновлюються, ми міняємо логіку перевірок, а процес не треба будувати заново. Так само легко додати нові юрособи чи нових працівників.
Що я раджу HR-директорам
Почніть з простого питання: скільки часу ваша команда витрачає на бронювання щотижня і хто підхопить процес, якщо відповідальна людина захворіє. Якщо відповідь вас турбує, варто думати про автоматизацію.
Не чекайте ідеальної HRM-системи. Ми працюємо з сотнями облікових, ERP, BI та CRM систем, і робот підлаштовується під те, що у вас уже є.
І залишайте людину в контурі. Автоматизація бере на себе звірки та документи, але рішення щодо людей у такій чутливій темі має ухвалювати людина. З мого досвіду, саме такий підхід допомагає команді довіритися системі.
Бронювання недовго залишатиметься частиною роботи українського HR. Добре, що тримати його в голові та таблицях уже не обов'язково.
Перед публікацією погодьте з Антоном два моменти. Речення про те, що таке питання звучить «майже в кожній компанії», засноване на його спостереженні. Також уточніть, яку саме частину роботи в цьому проєкті робить ШІ: у кейсі це не розписано, тому в тексті формулювання загальне.